Conformità normativa e di business nel processo di gestione e di utilizzo di sostanze e miscele pericolose

Conformità normativa e di business nel processo di gestione e di utilizzo di sostanze e miscele pericolose

Conformità normativa e di business nel processo di gestione e di utilizzo di sostanze e miscele pericolose

L’importanza della digitalizzazione e della automazione del processo

Conformità normativa e di business nel processo di gestione e di utilizzo di sostanze e miscele pericolose
In un panorama normativo in continua evoluzione, le aziende devono affrontare una molteplicità di obbligazioni che includono regolamenti nazionali ed internazionali, standard di settore e richieste specifiche di clienti.

Una gestione efficace di questi requisiti, in particolare per quanto riguarda la conformità nella gestione e nell’uso di sostanze e miscele tossiche o pericolose, è essenziale per tutelare la salute dei lavoratori, proteggere l’ambiente e preservare la competitività dei propri prodotti sul mercato.

Sebbene tali prescrizioni possano risultare impegnative nella loro applicazione, rappresentano al contempo un’opportunità per le aziende di distinguersi, rafforzando la propria reputazione, accedendo a filiere sostenibili e difendendosi dalla concorrenza di paesi o mercati meno regolamentati, i cui prodotti non garantiscono gli stessi standard di qualità, sicurezza e responsabilità ambientale.

Compliance normativa: un puzzle complesso e stratificato

In Italia, l’utilizzo e la gestione di prodotti chimici pericolosi sono regolamentati da un quadro normativo complesso, che integra normative europee e disposizioni nazionali. Ecco le principali normative e regolamenti in vigore, indipendentemente dal settore di appartenenza:

1. Regolamenti Europei

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REACH (Regolamento CE n. 1907/2006)
Il Regolamento REACH disciplina la registrazione, valutazione, autorizzazione e restrizione delle sostanze chimiche. Definisce l’obbligo di comunicazione e di aggiornamento dei pericoli lungo la catena di approvvigionamento tramite le Schede Dati di Sicurezza (SDS). L’obiettivo è garantire un elevato livello di protezione della salute umana e dell’ambiente, promuovendo al contempo l’uso sicuro delle sostanze chimiche.
N
CLP (Regolamento CE n. 1272/2008)
Il Regolamento CLP riguarda la classificazione, l’etichettatura e l’imballaggio delle sostanze chimiche e delle miscele. Introduce criteri armonizzati per identificare i pericoli e comunicare le informazioni attraverso etichette e Schede Dati di Sicurezza (SDS).
N
Regolamento PIC (Regolamento UE n. 649/2012)
Questo regolamento si applica all’esportazione e importazione di prodotti chimici pericolosi, garantendo la conformità alle convenzioni internazionali.
N
Direttiva Seveso III (Direttiva UE n. 2012/18)
Si applica agli stabilimenti a rischio di incidenti rilevanti, in cui sono presenti sostanze pericolose in quantità superiori a determinate soglie. Impone obblighi di prevenzione, gestione del rischio e pianificazione di emergenze.

2. Normative Nazionali

N
Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro
D.Lgs. 81/2008 – Stabilisce obblighi specifici per la gestione dei rischi legati all’utilizzo di agenti chimici pericolosi nei luoghi di lavoro, inclusi:

    • gestione, circolazione ed uso corretto delle SDS
    • valutazione del rischio chimico
    • adozione di misure preventive e protettive
    • formazione e informazione dei lavoratori
N
Norme in materia ambientale
D.Lgs. 152/2006 – Include disposizioni per la gestione delle sostanze chimiche pericolose e dei rifiuti da esse derivanti, con l’obiettivo di proteggere l’ambiente e le risorse naturali.

Compliance di settore e richieste dei clienti: standard sempre più elevati

Oltre agli obblighi di legge, molte aziende devono rispettare Standard internazionali, di settore o imposti da clienti, e adeguare i loro processi a regole spesso più stringenti delle normative in vigore, ad esempio:

N
Norme UNI EN ISO (es. ISO 45001 e ISO 14001)
Norme volontarie che prevedono l’integrazione della gestione dei prodotti chimici pericolosi nei sistemi di gestione aziendale, per il miglioramento dei processi di salute, sicurezza e ambiente
N
MRSL (Manufacturing Restricted Substance List)
ovvero Liste di sostanze vietate o in restrizione d’uso nei processi produttivi, aggiornate frequentemente e da monitorare costantemente
N
Certificazioni di prodotto/di settore
per attestare conformità, qualità, sicurezza e sostenibilità
N
Audit di clienti o di terza parte
per dimostrare la conformità agli standard contrattuali e di fornitura

Compliance: un fattore essenziale per la continuità e la crescita del business

La gestione di una grande quantità di dati in continua evoluzione può essere estremamente impegnativa per chi se ne occupa quotidianamente. Tuttavia, una gestione efficace della compliance permette di raggiungere importanti vantaggi, tra cui:

N
aumentare l’efficienza operativa e l’affidabilità dell’azienda
N
garantire la conformità e la competitività dei propri prodotti sul mercato
N
ridurre i rischi sanzionatori, legali e reputazionali
N
accedere a mercati qualificati, dove la conformità è una condizione imprescindibile
In un contesto globale, clienti e partner privilegiano fornitori affidabili, in grado di dimostrare un impegno tangibile verso la conformità, la sicurezza e la sostenibilità.

Digitalizzazione: la chiave per una gestione efficiente e sicura

La digitalizzazione e l’automazione dei processi di gestione delle sostanze chimiche sono determinanti per semplificare la gestione della compliance, ridurre gli sforzi e gli errori legati alla gestione manuale e consentire un controllo accurato e continuo delle informazioni.

Grazie alla digitalizzazione è possibile:

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Indicizzare e centralizzare le informazioni

Assicurare che i dati relativi a sostanze e miscele pericolose siano affidabili, sempre aggiornati e facilmente accessibili. Inoltre, garantire che la ricezione e l’archiviazione dei documenti, come le SDS, siano gestite in modo efficiente per evitare duplicati e informazioni obsolete.
Scopri come la digitalizzazione ha facilitato la gestione delle informazioni dei prodotti in Holcim: Gestione di un archivio digitale centralizzato delle SDS, aggiornato e accessibile a tutto il personale
N

Automatizzare i processi

Ridurre gli errori manuali e migliorare l’efficienza nella gestione delle SDS, delle comunicazioni regolatorie e nella distribuzione a norma delle SDS lungo la supply chain.
Scopri come la digitalizzazione ha aiutato Manica nella gestione della supply chain: Manica – Sostenibilità responsabile e tracciabilità per l’intera filiera
N

Monitorare e analizzare i dati

Conformarsi ai cambiamenti normativi e di business, monitorarli automaticamente, ricevere alert sulle sostanze non conformi permettendo un adeguamento tempestivo.
Scopri come la digitalizzazione ha trasformato la gestione della compliance per E.Miroglio: Conformità dei prodotti, Audit e Certificazioni: E.Miroglio Supera le Sfide nel Tessile con SDS-FullService

Conclusione

La gestione digitale delle SDS e delle informazioni chimiche, combinata con il monitoraggio automatico della conformità alle Liste di sostanze regolamentate, semplifica significativamente gli adempimenti normativi e di business, fondamentali per la continuità e la crescita aziendale. Adottare soluzioni digitali per gestire la conformità nella selezione e nell’utilizzo dei prodotti chimici rappresenta una scelta strategica per operare in modo responsabile, sicuro e sostenibile, preservando la competitività dei propri prodotti nel mercato globale e rafforzando la fiducia degli stakeholder.

Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!

Compliance normativa: conformità legale e del business

Compliance normativa: conformità legale e del business

Compliance normativa: conformità legale e del business.
Every Software Solutions supporta la crescita delle aziende e la digitalizzazione dei processi con soluzioni strategiche

Compliance normativa: every sws supporta le aziende con soluzioni strategiche

Supportiamo la competitività in un mercato sempre più regolamentato

22/01/2025 – Il Sole 24 Ore

Le aziende si trovano oggi a fronteggiare una crescente complessità normativa e l’esigenza di operare in modo conforme alle leggi e agli obiettivi di business. In questo contesto, la digitalizzazione e l’automazione dei processi aziendali sono essenziali per cogliere opportunità di business e affrontare le sfide della sostenibilità. Questo approccio consente di ottimizzare i processi e migliorare efficienza, competitività e gestione dei rischi.

La compliance normativa include leggi, regole e standard obbligatori o volontari applicabili a uno specifico settore o contesto. Rappresenta l’insieme di azioni, processi e strumenti adottati dalle aziende per rispettare normative vigenti e stringenti requisiti di clienti o settori. Non è solo un mezzo per evitare sanzioni, ma un’opportunità per rafforzare la reputazione aziendale e creare valore per gli stakeholder.

La complessità e l’evoluzione costante delle normative, insieme a un flusso continuo di dati aziendali in aggiornamento quotidiano, rendono indispensabili strumenti innovativi in grado di semplificare la gestione dei processi aziendali e garantire un accesso tempestivo e affidabile alle informazioni per tutti gli attori coinvolti. La trasformazione digitale, unita all’automazione dei processi, rappresenta la chiave per centralizzare e strutturare i dati, riducendo complessità, duplicazioni e inefficienze. Ulteriore elemento essenziale è l’implementazione di sistemi di alert e notifiche rivolti agli utenti responsabili, per identificare e segnalare in modo proattivo eventuali non conformità e criticità.

La compliance normativa è fondamentale per Organizzazioni di ogni dimensione, dalle grandi imprese per gestire regolamenti complessi in contesti globali, alle PMI per ottimizzare risorse, ridurre i costi operativi e qualificarsi nelle catene di fornitura.

Un approccio strutturato alla compliance, basato su processi digitalizzati, offre benefici significativi. Migliora efficienza e produttività attraverso l’automazione dei flussi di lavoro, riducendo tempi ed errori. Consente una gestione proattiva dei rischi, con l’adeguamento a normative in continua evoluzione, prevenendo sanzioni e rischi legali. Rafforza la competitività grazie alla trasparenza, verificabilità e affidabilità dei dati, migliorando la reputazione e la fiducia degli stakeholder. Inoltre, è un requisito essenziale per la continuità e la sostenibilità aziendale.

Every Software Solutions offre strumenti innovativi, disponibili come ‘Software-as-a-Service’ in Public Cloud, per semplificare la gestione della compliance normativa, con focus su digitalizzazione e automazione.

SHARE è una soluzione per orchestrare processi di digital transformation, centralizzando dati, creando dossier automatizzati e garantendo una gestione delle transazioni a base documentale tracciabile, sicura e conforme lungo la supply chain. ( www.share-cloud.com )

SDS-FullService è una suite avanzata che supporta i reparti HSE, R&D e Sostenibilità con funzionalità di digitalizzazione, archiviazione e distribuzione delle Schede Dati di Sicurezza. Inoltre, permette un monitoraggio proattivo di sostanze chimiche regolamentate da liste normative pubbliche, private o di settore. La soluzione facilita la sostituzione di prodotti chimici pericolosi e segnala la presenza di sostanze non conformi alle liste gestite nei processi di acquisto, progettazione e utilizzo in produzione. (www.sds-fullservice.com)

Un approccio avanzato alla digitalizzazione

Every SWS semplifica la transizione digitale e i processi di Compliance con soluzioni innovative, versatili, efficienti

Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!

La punta dell’iceberg

La punta dell’iceberg

La punta dell’iceberg

Il valore nascosto della semplicità

Innovazione sostenibile renderla semplice ed intuitiva è un compito complesso che Every SWS affronta per i suoi clienti

Ferma quel pollice, respira, leggi. In un mondo in cui tutto scorre veloce e il susseguirsi di contenuti è un fiume in piena, fermati un attimo e lascia che queste righe ti parlino di qualcosa che va oltre numeri, premi e tecnologie: un viaggio che trasforma la complessità in semplicità. Perché, alla fine, è questo che facciamo ogni giorno.

Non è un’autocelebrazione, né un elenco di successi o un momento per gonfiarci il petto di orgoglio (anche se, ammettiamolo, un po’ di orgoglio c’è). È una riflessione su come ogni passo compiuto in questi anni, ogni progetto avviato o completato, sia stato un tassello verso un obiettivo più grande: rendere semplice ciò che per molti è complicato, fino quasi a sembrare impossibile.

Dice Yuval Noah Harari: “La complessità crea opportunità straordinarie, ma la vera sfida è gestirla senza rimanerne intrappolati.

Dietro la nostra applicazione, quella che i clienti vedono come una soluzione semplice e intuitiva, si cela un mondo di tecnologie, processi e strategie che restano invisibili a chi la utilizza. E va bene così, perché la semplicità non ha bisogno di farsi notare; la semplicità deve funzionare, punto. Come diceva Steve Jobs: “La semplicità può essere più difficile della complessità: devi lavorare duro per far sì che il tuo pensiero sia pulito e semplice”.

Nel corso del 2024 abbiamo portato avanti progetti che raccontano proprio questo: un lavoro incessante e spesso sommerso, ma sempre orientato a garantire ai nostri clienti una soluzione all’altezza delle loro esigenze, e anche oltre. Abbiamo investito nella sicurezza della piattaforma, adottato sistemi avanzati di monitoraggio e protezione, ricertificato il nostro Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni secondo gli standard più recenti, dimostrando il nostro impegno verso l’affidabilità e la trasparenza.

Abbiamo accolto nuove tecnologie, come l’automazione dei processi e l’intelligenza artificiale, per semplificare ulteriormente la gestione delle informazioni chimiche, ampliando le opportunità per i nostri clienti. E abbiamo visto crescere la nostra presenza internazionale, con nuovi partner e clienti che ci hanno scelto non solo per la qualità del prodotto, ma per il valore che portiamo nella loro operatività quotidiana.

Abbiamo anche avuto il privilegio di vedere riconosciuto il nostro impegno con un importante premio che celebra l’innovazione sostenibile. Un risultato che non è solo un trofeo da esibire, ma un segno tangibile del nostro contributo concreto verso un futuro più responsabile e consapevole. Questo riconoscimento ci spinge a fare ancora meglio, a dimostrare che la tecnologia e la sostenibilità devono camminare insieme per creare soluzioni che fanno davvero la differenza.

Ogni progetto è un pezzo di un puzzle più grande: un modo per costruire qualcosa che non si limita all’oggi, ma guarda con continuità al domani. Crediamo in un principio semplice: il valore non risiede solo in ciò che vediamo, ma anche in tutto ciò che rende possibile e funzionale ciò che è visibile.

Così, anche ogni soluzione che offriamo non è mai solo ciò che si vede: è il risultato di una visione, di un impegno e di una fiducia incrollabile nella tecnologia e nel valore della semplicità.

Ed è proprio questo che facciamo ogni giorno: ascoltiamo con cura le esigenze dei nostri clienti, ci immergiamo nelle loro necessità per offrire soluzioni che non solo semplificano il loro lavoro, ma lo rendono più sicuro, più efficiente e più sostenibile. Ogni progetto è un dialogo, ogni innovazione un passo avanti per aiutare chi si affida a noi a concentrarsi su ciò che conta davvero. In un mondo che corre veloce la vera innovazione non è solo tecnica: è la capacità di creare valore senza complicazioni. Ci impegniamo a essere un partner che semplifica senza compromessi.

Perché, alla fine, ciò che conta davvero è aiutare i nostri clienti a concentrarsi sul loro successo.

Eduardo Affinito

Every Software Solutions

Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!

Prodotti chimici pericolosi: SDS-FullService aiuta a tenerli sotto controllo – Premio Sostenibilità ai Digital360 Awards 2024

Prodotti chimici pericolosi: SDS-FullService aiuta a tenerli sotto controllo – Premio Sostenibilità ai Digital360 Awards 2024

Prodotti chimici pericolosi: SDS-FullService aiuta a tenerli sotto controllo

Every SWS vince il premio “Sostenibilità” ai Digital360 Awards 2024 con il progetto “Efficienza Digitale nel controllo dei prodotti chimici pericolosi” che riporta l’esperienza del cliente E.Miroglio

Prodotti chimici pericolosi: il controllo migliora se automatizzato e digitalizzato – dall’articolo di Zerounoweb

Every Software Solutions innova la gestione di sostanze “scomode”, riuscendo ad aggiungere valore grazie all’innovazione coraggiosa che regala tracciabilità e replicabilità

La gestione di sostanze chimiche potenzialmente pericolose è una priorità in tutte le aziende che ne hanno nei propri processi. A volte non ne possono fare a meno e devono trovare soluzioni agili per far sì che tale caratteristica non si trasformi in un freno. La tecnologia può aiutare, e a dimostrarlo è l’esperienza di E.Miroglio. Questa azienda della filiera tessile del Fashion ha infatti scelto di puntare sull’automazione e sull’innovazione per ottimizzare le performance dei processi di controllo delle forniture e di utilizzo dei prodotti chimici.

Lo ha fatto scegliendo come partner Every Software Solutions srl e il suo SDS-FullService, un servizio di estrazione automatica dei dati dalle SDS e le Liste di sostanze da monitorare innovativo ed efficace. Tanto da essere tra i progetti selezionati per vincere i Digital360 Awards 2024 nella categoria Soluzioni B2B e di e-Supply Chain.

Integrare innovazione in innovazione

Nel più ampio contesto di trasformazione digitale, E.Miroglio ha introdotto metodologie operative e gestionali nuove e concrete, andando a intervenire su uno degli anelli deboli della propria catena di produzione. La gestione manuale delle SDS e delle sostanze vietate o soggette a restrizioni era infatti estremamente onerosa, sia in termini di tempo che di risorse, oltre a esporla a errori e potenziali rischi.

Automatizzando il processo e digitalizzando le informazioni necessarie, una soluzione come SDS-FullService consente di massimizzare l’efficienza operativa e l’affidabilità dei dati, permettendo a E.Miroglio un controllo efficace e completo sulle sostanze chimiche, riducendone perfino l’utilizzo, in alcuni casi, o sostituendoli con alternative più sicure e conformi.

Una soluzione tecnologica con alto impatto sul business

Dal punto di vista più prettamente tecnologico. SDS-FullService si fonda su una soluzione SaaS erogata in Public Cloud. Implementa i processi applicativi configurando contenuti, azioni e autorizzazioni, senza mai obbligare a ricorrere a personalizzazioni vincolanti.

È una soluzione integrabile con molte altre applicazioni aziendali e assicura una operatività 24×7, mai a scapito della sicurezza, costantemente aggiornata e integrata dal design.

Le maggiori innovazioni sono due, concatenate l’una all’altra. La prima è rappresentata dallo strumento detto ChemParser per l’estrazione e la digitalizzazione automatica dei dati delle SDS, che permette di trasformare le informazioni statiche presenti nei classici PDF in dati strutturati e normalizzati. E poi c’è Watchlist Monitor, un sistema che confronta il database chimico del cliente con le liste di sostanze chimiche pericolose pubbliche, private e di settore.

Scalabilità e replicabilità: possibili evoluzioni

Grazie a questi due elementi, in E.Miroglio si è riusciti a trasformare circa 300 SDS in un database di oltre 1.000 tra sostanze e miscele e ora si monitorano costantemente la conformità con oltre 6.000 sostanze pericolose.

L’output più prezioso sono i report periodici, associati alla possibilità di avere accesso diretto a una documentazione estesa su oltre 30.000 sostanze. Questi numeri significano semplificazione, efficienza, compliance normativa e adesione agli elevati standard richiesti dai clienti e alle Certificazioni acquisite. E anche risparmio di tempo e di risorse umane, perché il processo di gestione è visibilmente migliorato, diventando un esempio per il settore.

Le sue peculiarità più evidenti e “invidiate” sono la capacità di trasformare i dati presi dai PDF delle SDS in dataset digitali strutturati e indicizzati, adatti a ricerche, raffronti, report e a integrazioni con altre applicazioni aziendali. Ciò comporta una più agile tracciabilità e anche una replicabilità inedita. La struttura e il design della soluzione la rendono anche configurabile e integrabile con Liste di restrizione sostanze di altri settori, permettendo di spaziare ed estenderla in ogni contesto industriale, italiano o estero, che faccia uso di prodotti chimici.

Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle SDS

Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle SDS

Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle Schede Dati di Sicurezza

Sfide, Opportunità e Passi essenziali

Come affrontare la digitalizzazione del processo di gestione delle SDS - SDS-FullService di Every SWS

La digitalizzazione dei dati e dei processi è diventata essenziale per aziende di ogni settore. Quando si tratta di sostanze chimiche pericolose, la gestione delle Schede Dati di Sicurezza (SDS) diventa un elemento cruciale per la sicurezza dei lavoratori, la conformità alle normative e la protezione dell’ambiente.

Molte aziende operano ancora con processi farraginosi e disorganizzati per la gestione delle SDS, ma la trasformazione digitale di questo processo offre opportunità straordinarie per migliorare l’efficienza operativa e la sicurezza aziendale.

In questo articolo, esploreremo come affrontare un progetto di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS, esaminando i benefici tangibili, le sfide comuni e i passi essenziali da seguire. Scopriremo come la digitalizzazione non solo semplifica il flusso di informazioni, ma può anche stimolare l’innovazione e promuovere la sostenibilità aziendale. È tempo di abbracciare una nuova prospettiva sulla digitalizzazione dei processi, perché quello che una volta era difficile da digitalizzare ora non lo è più, e i risultati ottenibili possono fare davvero la differenza.

I Vantaggi

1. Gestione centralizzata e aggiornata delle SDS ed eliminazione della dispersione

La disponibilità di un archivio unico dove ricevere, archiviare e gestire le SDS di tutta l’azienda permette di tenere sotto controllo questi documenti normalmente sparsi tra i vari dipartimenti aziendali e ne consente un aggiornamento efficiente continuo. Succede spesso che le SDS siano detenute in vari uffici che ne conservano copia senza condividerle con le altre funzioni aziendali. Questo porta alla generazione di duplicati inutili, impedisce la corretta circolazione delle informazioni e la efficace distribuzione degli aggiornamenti. Alcune aziende che hanno intrapreso il processo di digitalizzazione delle SDS hanno visto diminuire anche di un terzo il numero dei documenti dopo il progetto di assessment e il conseguente cleaning.

2. Semplice Condivisione e Diffusione delle SDS

Centralizzare l’archivio delle SDS inoltre facilita la condivisione delle informazioni tra i diversi dipartimenti e i team aziendali. Tutti gli utenti autorizzati possono accedere alle ultime versioni delle SDS in modo rapido e conveniente, garantendo un flusso di informazioni coerente e aggiornato.

3. Ottimizzazione delle Risorse

L’automazione dei processi riduce i costi operativi, consentendo una migliore allocazione delle risorse umane. Questo permette di concentrarsi su attività di più alto livello come l’analisi dei dati, la pianificazione delle misure preventive e la formazione del personale.

4. Maggiore Controllo delle Sostanze Chimiche Pericolose

L’azienda può monitorare e valutare più efficacemente i potenziali pericoli, prendendo decisioni informate per la sicurezza del personale e dell’ambiente e attuando misure preventive adeguate.

5. Aumento della Conformità Normativa

Un sistema digitale per la gestione delle SDS facilita il monitoraggio e l’applicazione delle normative vigenti. La possibilità di mantenere tracciabilità e storico delle azioni intraprese consente alle aziende di dimostrare la conformità durante le ispezioni e gli audit. Ad esempio, l’archivio delle SDS obsolete o dei prodotti dismessi da mantenere per almeno dieci anni può convalidare la presenza di determinate informazioni in azienda in un particolare periodo, a dimostrazione di azioni intraprese nel tempo.

6. Miglioramento della Conformità Commerciale

Un efficiente controllo delle sostanze chimiche pericolose in azienda permette di rispondere adeguatamente alle richieste degli stakeholder in merito alla gestione dei rischi e al rispetto dei protocolli di settore e/o privati.

7. Rapida e Facile Ricerca delle Informazioni in Caso di Emergenza

Tutto il personale operativo può cercare e recuperare immediatamente le informazioni necessarie per affrontare una situazione di rischio, consentendo una risposta tempestiva ed efficace. Le SDS contengono informazioni e istruzioni di sicurezza delle sostanze chimiche pericolose che devono essere immediatamente consultate in caso di incidente.

8. Stimolo all'Innovazione e alle Opportunità Legate alla Sostenibilità

La gestione più efficiente delle sostanze chimiche pericolose semplifica l’adozione di alternative più sicure e sostenibili, contribuendo alla responsabilità complessiva dell’azienda. Inoltre, consente la verificabilità e la misurabilità dei progressi ottenuti.

Strategie di implementazione

I numerosi vantaggi della digitalizzazione del processo di gestione delle SDS possono essere ottenuti affrontando e superando alcune sfide che portano con sé delle proficue opportunità di crescita e miglioramento.

Ecco alcuni consigli su come affrontare efficacemente il progetto.

La digitalizzazione del processo di gestione delle SDS: sfide e opportunità - SDS-FullService di Every SWS

1. Gestione delle Risorse

N

selezionare una soluzione tecnica scalabile e modulare che si adatti alle esigenze e alle risorse dell’azienda

N

suddividere il processo di digitalizzazione in fasi: concentrarsi su uno step alla volta consente di evitare sovraccarichi e di gestire meglio le risorse disponibili

2. Competenze Tecniche

N

collaborare con fornitori che offrono supporto tecnico, formazione e consulenza

N

per favorire il successo complessivo del progetto, il fornitore della soluzione deve essere in grado di collaborare strettamente con il personale IT competente

3. Gestione del Budget

N

dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando chiaramente rischi e benefici, può aiutare ad ottenere il supporto finanziario necessario

4. Responsabilità Inter-Dipartimentale

N

poiché le informazioni contenute nelle SDS sono utili a numerose funzioni aziendali, è fondamentale individuare il dipartimento responsabile del progetto

N

in alcuni contesti è preferibile che sia il top management a sponsorizzare il progetto

Passi essenziali

Vediamo ora i passi chiave per affrontare un percorso di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS.

I passi essenziali per digitalizzare il processo di gestione delle SDS - SDS- FullService di Every SWS

Organizzare l'Ingresso delle SDS

Stabilire un sistema strutturato per ricevere e registrare le SDS in modo organizzato.

Il processo di ricezione delle SDS è determinante per tutto il progetto di digitalizzazione ed è purtroppo spesso non governato e destrutturato.

È molto importante non sottovalutare questo primo passo che dà l’avvio all’intero percorso della SDS in azienda.

Indicizzare le SDS

Elaborare un processo di estrazione e indicizzazione per omogeneizzare i dati contenuti nelle SDS e renderli facilmente accessibili e ricercabili garantendo la corretta classificazione dei prodotti chimici e dei rischi associati.

L’estrazione e la digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS va affrontata con strumenti automatici specializzati in quanto, se eseguita manualmente, comporta numerosi svantaggi come:

N

tempi di lavoro rilevanti

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risorse dedicate a lavori ripetitivi e poco qualificanti

N

difficoltà nella lettura dei contenuti delle SDS, che hanno formati differenti a seconda del produttore

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mancanza di omogeneità nella compilazione dei dati da parte di differenti operatori

N

possibilità di errori di trascrizione

N

difficoltà nell’aggiornamento continuativo dei dati

Archiviare le SDS

Raccogliere le SDS in un sistema unico, aggiornato e controllato per garantire l’accesso e la consultazione delle SDS da parte di tutto il personale interessato.

La ricerca dei documenti e delle informazioni contenuti nell’archivio centralizzato deve essere semplice e chiara per ogni figura coinvolta, senza sovra-informazioni, ma sempre nel rispetto delle normative. Ad esempio, per alcune figure aziendali, si può pensare alla distribuzione di una SDS semplificata.

Automatizzare Processi Specifici

Una volta organizzati i processi principali, si può passare ad implementare un workflow per i processi di validazione, approvazione e distribuzione delle SDS, con passi che possono coinvolgere sia ruoli interni che esterni all’azienda.

È fondamentale che l’archivio delle SDS sia accessibile secondo un sistema di autorizzazioni efficiente e strutturato che consenta la necessaria sicurezza delle informazioni, ma che al contempo sia in grado di rendere disponibili le SDS a tutti i lavoratori, così come imposto dalla normativa.

Monitoraggio delle MRSL

La digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS può rendere possibile automatizzare un sistema di confronto continuo delle sostanze chimiche pericolose presenti in azienda con le liste MRSL di riferimento (Manufacturing Restricted Substances List).

Per poterlo fare è indispensabile che la soluzione scelta includa la gestione delle MRSL pubbliche, private e/o di settore di interesse dell’azienda, incrociandole con i dati presenti nell’archivio delle SDS.

Conclusioni

La gestione delle Schede Dati di Sicurezza per le aziende che operano con sostanze chimiche pericolose rappresenta un elemento cruciale per la sicurezza, la conformità e l’efficienza aziendale. La trasformazione digitale di questo processo offre benefici tangibili, tra cui una maggiore conformità normativa e commerciale, una risposta più rapida alle emergenze e un uso ottimizzato delle risorse.

Tuttavia, questa trasformazione non è priva di sfide, tra cui la gestione delle risorse e del budget, le competenze tecniche e la responsabilità interdipartimentale. È fondamentale dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando i benefici economici, ambientali e sociali, nonché i rischi associati a una gestione inadeguata delle SDS.

Ciò che rende questa trasformazione ancora più stimolante è il potenziale offerto dalle nuove tecnologie oggi disponibili, come la diffusione delle connessioni a Internet e dei dispositivi mobili, le soluzioni in Cloud e, più recentemente, gli strumenti di Intelligenza Artificiale (AI). Queste tecnologie generano un notevole vantaggio competitivo per coloro che le adottano. Consentono infatti di semplificare e ottenere risparmi significativi in termini di tempo e risorse, nonché un accesso senza precedenti a una vasta quantità di informazioni.

È fondamentale cogliere una nuova prospettiva sulla digitalizzazione di processi come la gestione delle SDS. Ciò che pochi anni fa sembrava difficilmente digitalizzabile e strutturabile, può ora diventare un fattore di eccellenza. Con il giusto approccio e le tecnologie adeguate, è possibile trasformare la gestione delle SDS e sbloccarne il pieno potenziale.

 

Stefania Agiato

Every Software Solutions

Digitalizzare il processo di gestione delle SDS può essere un fattore di eccellenza per l'azienda con SDS-FullService di Every SWS

Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!

FAQ Indicizzazione SDS

FAQ Indicizzazione SDS

Faq indicizzazione automatica SDS

Il servizio di indicizzazione automatica delle SDS ti mette a disposizione un archivio di SDS indicizzate veramente completo.

In questo articolo rispondiamo ad alcune delle domande più comuni sulla digitalizzazione automatica delle SDS effettuata da SDS-FullService.

 

Indicizzazione automatica SDS - FAQ - SDS-FullService
N

Quante SDS mettiamo a tua disposizione?

Tutte! Come facciamo? Semplice, indicizziamo le tue SDS.

Usiamo le tue SDS, senza attingere da un nostro database preesistente andando, se lo desideri, a verificare per tuo conto la disponibilità di eventuali aggiornamenti. Le tue SDS verranno condivise solo con i tuoi utenti abilitati, mantenendo la riservatezza dei tuoi dati, processi e valutazioni.

N

Cosa significa che usiamo le tue SDS?

Partiamo dalle SDS che hai ricevuto e le indicizziamo automaticamente.

Creiamo il tuo database aziendale delle SDS relative ai prodotti acquistati e consegnate dai tuoi fornitori, le indicizziamo automaticamente e le mettiamo a tua disposizione con i dati estratti per effettuare ricerche e analisi.

N

Cos'è l'indicizzazione automatica?

Consiste nel trasferire le informazioni dai PDF delle SDS in un archivio digitale strutturato. Per fare questo i dati devono essere riconosciuti, interpretati e normalizzati.

N

Come devono essere le SDS?

Le SDS possono essere:

  • in PDF, redatte con qualsiasi software di authoring
  • in tutte le principali lingue (oltre 32 lingue supportate).
  • N

    Cosa significa che il dato viene normalizzato?

    Il dato estratto dalle tue SDS viene codificato, ove necessario, in base alle tabelle CLP/GHS.

    N

    Riconosce i pittogrammi?

    I pittogrammi vengono identificati tramite apposite metodologie di riconoscimento delle immagini, e vengono codificati anche quando la SDS non specifica il relativo codice CLP/GHS.

    N

    Cosa succede se la SDS si riferisce ad una miscela?

    L’indicizzazione automatica delle SDS è in grado di digitalizzare sia le SDS di sostanze che di miscele. In questo secondo caso anche tutti i dati delle sostanze che compongono la miscela vengono interpretati ed estratti e vengono strutturati come “dettagli” della SDS della miscela, come tali sono ricercabili, analizzabili e monitorabili esattamente come le altre sostanze.

    N

    Quando vengono implementate le regole di estrazione dei dati delle SDS?

    L’implementazione delle regole di estrazione è continua. Infatti l’indicizzazione delle SDS viene effettuata da un sistema intelligente che implementa nuove regole mano a mano che elabora SDS redatte su nuovi formati.

    N

    Quali sono i dati che vengono estratti automaticamente?

    Sotto viene riportata una tabella dei dati estratti per sezione. Ulteriori informazioni possono essere estratte sulla base di specifiche richieste effettuate dalle aziende clienti.

    Quali sono i dati che vengono estratti automaticamente dalle Schede Dati di Sicurezza (SDS)?

    Sotto viene riportata una tabella dei dati “standard” estratti per sezione. Ulteriori informazioni possono essere estratte sulla base di specifiche richieste effettuate dalle aziende clienti

    ;

    Sezione 1

    Identificazione

     

    • Nome della sostanza o della miscela (nome commerciale, denominazione della miscela)
    • Data di revisione
    • Lingua
    • Tipo di prodotto (Sostanza/Miscela)
    • Nome del produttore
    • Codice UFI
    • Usi pertinenti e sconsigliati
    ;

    Sezione 2

    Identificazione Pericoli

     

    • Classificazione/Categoria CLP
    • Pittogrammi 
    • Avvertenza
    • Frasi H (indicazioni di pericolo)
    • Frasi P (consigli di prudenza)
    ;

    Sezione 3

    Composizione / Informazione componenti

    • Nome della sostanza/ denominazione
    • Numero CAS, numero EC, Index, numero di registrazione REACH
    • Classificazione/Categoria CLP
    • Frasi H (indicazioni di pericolo)
    • Intervalli di concentrazione (Range %)
    • Fattore M
    • Note

     

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