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FAQ Indicizzazione SDS

FAQ Indicizzazione SDS

Faq indicizzazione automatica SDS

Il servizio di indicizzazione automatica delle SDS ti mette a disposizione un archivio di SDS indicizzate veramente completo.

In questo articolo rispondiamo ad alcune delle domande più comuni sulla digitalizzazione automatica delle SDS effettuata tramite ChemParser.

 

Indicizzazione automatica SDS - FAQ - SDS FullService
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Quante SDS mettiamo a tua disposizione?

Tutte! Come facciamo? Semplice, indicizziamo le tue SDS.

Usiamo le tue SDS, senza attingere da un nostro database preesistente andando, se lo desideri, a verificare per tuo conto la disponibilità di eventuali aggiornamenti. Le tue SDS verranno condivise solo con i tuoi utenti abilitati, mantenendo la riservatezza dei tuoi dati, processi e valutazioni.

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Cosa significa che usiamo le tue SDS?

Partiamo dalle SDS che hai ricevuto e le indicizziamo automaticamente.

Creiamo il tuo database aziendale delle SDS relative ai prodotti acquistati e consegnate dai tuoi fornitori, le indicizziamo automaticamente e le mettiamo a tua disposizione con i dati estratti per effettuare ricerche e analisi.

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Cos'è l'indicizzazione automatica?

Consiste nel trasferire le informazioni dai PDF delle SDS in un archivio digitale strutturato. Per fare questo i dati devono essere riconosciuti, interpretati e normalizzati.

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Come devono essere le SDS?

Le SDS possono essere:
  • in PDF, redatte con qualsiasi software di authoring
  • in tutte le principali lingue (oltre 32 lingue supportate).
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    Cosa significa che il dato viene normalizzato?

    Il dato estratto dalle tue SDS viene codificato, ove necessario, in base alle tabelle CLP/GHS.

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    Riconosce i pittogrammi?

    I pittogrammi vengono identificati tramite apposite metodologie di riconoscimento delle immagini, e vengono codificati anche quando la SDS non specifica il relativo codice CLP/GHS.

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    Cosa succede se la SDS si riferisce ad una miscela?

    L’indicizzazione automatica delle SDS è in grado di digitalizzare sia le SDS di sostanze che di miscele. In questo secondo caso anche tutti i dati delle sostanze che compongono la miscela vengono interpretati ed estratti e vengono strutturati come “dettagli” della SDS della miscela, come tali sono ricercabili, analizzabili e monitorabili esattamente come le altre sostanze.

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    Quando vengono implementate le regole di estrazione dei dati delle SDS?

    L’implementazione delle regole di estrazione è continua. Infatti l’indicizzazione delle SDS viene effettuata da ChemParser, che è un sistema intelligente che implementa nuove regole mano a mano che elabora SDS redatte su nuovi formati.

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    Quali sono i dati che vengono estratti automaticamente?

    Sotto viene riportata una tabella dei dati “standard” estratti per sezione. Ulteriori informazioni possono essere estratte sulla base di specifiche richieste effettuate dalle aziende clienti.

    Quali sono i dati che vengono estratti automaticamente dalle Schede Dati di Sicurezza (SDS)?

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    Sezione 1

    Identificazione

     

    • Nome della sostanza o della miscela (nome commerciale, denominazione della miscela)
    • Data di revisione
    • Lingua
    • Tipo di prodotto (Sostanza/Miscela)
    • Nome del produttore
    • Codice UFI
    • Usi pertinenti e sconsigliati
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    Sezione 2

    Identificazione Pericoli

     

    • Classificazione/Categoria CLP
    • Pittogrammi 
    • Avvertenza
    • Frasi H (indicazioni di pericolo)
    • Frasi P (consigli di prudenza)
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    Sezione 3

    Composizione / Informazione componenti

    • Nome della sostanza/ denominazione
    • Numero CAS, numero EC, Index, numero di registrazione REACH
    • Classificazione/Categoria CLP
    • Frasi H (indicazioni di pericolo)
    • Intervalli di concentrazione (Range %)
    • Fattore M
    • Note

     

    Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!

    Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale

    Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale

    Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale: una bussola per orientarsi

    Dematerializzazione, digitizzazione, digitalizzazione e digital trasformation. Come orientarsi - approfondimenti di Roberto Di Martino Every SWS

    Siamo chiaramente in un’epoca di “rivoluzione digitale”, che sta velocemente modificando il modo in cui lavoriamo, interagiamo e viviamo le nostre vite. Questa metamorfosi ha generato una gamma di terminologie che, a volte, vengono fraintese e confuse l’una con l’altra.

    Da tempo mi occupo di Trasformazione Digitale e spesso mi trovo a constatare che alcuni termini, che hanno un significato preciso, vengono usati in modo intercambiabile, quasi fossero sinonimi.

    Definizioni come Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Trasformazione Digitale vengono frequentemente utilizzate con la massima disinvoltura e senza che ci si soffermi sul loro reale significato. Risultato: incomprensioni e aspettative disattese.

    Vediamo se è possibile fare un po’ di chiarezza.

    Dematerializzazione

    E’ finalizzata all’eliminazione della necessità di supporti materiali per archiviare, gestire e trasmettere informazioni. Ciò riduce la necessità di spazio fisico, i costi di produzione e/o di trasmissione, nonché l’impatto ambientale.

    Viene subito alla mente la conversione di documenti cartacei mediante scansione “immagine”, che ne produce una loro copia digitale (ad esempio: file in formato PDF “raster” o JPG). Ma questo è solo un esempio, in quanto la Dematerializzazione può essere applicata in molti altri contesti, estendendosi di fatto a qualsiasi processo che intende eliminare la necessità di supporti materiali.

    Ad esempio, nel caso degli audio, la Dematerializzazione può essere il trasferimento da supporti fisici come nastri magnetici o vinili a formati digitali come file MP3, AAC o WAV, che possono essere memorizzati, gestiti e trasmessi elettronicamente. Nel caso dei video, può riferirsi alla sostituzione di supporti come le cassette VHS con formati digitali come file MP4, AVI o MKV. Anche in questi casi, la Dematerializzazione comporta la possibilità di memorizzare, gestire e trasmettere video attraverso mezzi elettronici.

    E’ da notare che l’attività di Dematerializzazione può avvenire in varie fasi del processo di gestione delle informazioni. Può essere all’origine, per cui viene completamente evitata la creazione dei supporti fisici, ottenendo così il maggior beneficio in termini di efficienza, di risparmio e di minimizzazione dell’impatto ambientale. Ma può anche avvenire in fasi successive, come ad esempio quando il produttore iniziale delle informazioni le invia su supporto materiale e chi le riceve le dematerializza, ad esempio scansionando un documento cartaceo con lo scopo di ottenerne una copia digitale che possa essere archiviata o trasferita in modo più agevole. Di converso, si incontrano talvolta processi “ad alta inefficienza”, in cui un documento viene ricevuto in digitale, viene stampato da chi lo riceve per scriverci un appunto manuale, per poi essere scansionato ed archiviato in formato digitale e infine… distrutto. Va da sé che processi di questo tipo provocano inutilmente lavoro, costi, impatto ambientale e rifiuti… totalmente evitabili, semplicemente ottimizzando il processo grazie ad un corretto utilizzo delle tecnologie digitali.

    Digitizzazione

    Riguarda la conversione di informazioni analogiche in informazioni digitali. In pratica, non si limita all’eliminazione dei supporti materiali ma si occupa della trasformazione dei contenuti in formato digitale. Ciò contempla la conversione di testi, immagini, audio e video in dati digitali che possono essere elaborati, memorizzati e trasmessi elettronicamente in maniera migliore di come descritto precedentemente. Un esempio di Digitizzazione è la scansione di un documento cartaceo atta a crearne una versione digitale, un po’ come descritto nel caso della Dematerializzazione, ma applicando durante la scansione anche un processo OCR (Optical Character Recognition) o ICR (Intelligent Character Recognition), che ne estrae il testo interpretandone la sua rappresentazione grafica e genera un file in formato PDF “con testo”. Il contenuto diviene così copiabile e ricercabile, ma non è realmente elaborabile con processi evoluti, in quanto non viene applicata alcuna regola che classifichi e strutturi i dati e le informazioni. La Digitizzazione si applica in processi in cui i contenuti sono riportati in formato analogico su supporti materiali ed è sufficiente averne una copia digitale, senza procedere con processi di Digitalizzazione.

    Digitalizzazione

    Mentre la Digitizzazione si limita alla conversione di dati da analogici a digitali, la Digitalizzazione va oltre, classificando le informazioni digitali (comunque ottenute) per assegnare loro una semantica che le renda informaticamente elaborabili. Ad esempio, da un documento vengono estratte e classificate alcune informazioni, come il tipo del documento, l’autore, il titolo, la data, il corpo del testo, nonché altri dati specifici che possono essere d’interesse per le elaborazioni successive. La trasformazione delle informazioni digitali in Metadati (ottenuta classificandole, organizzandole e strutturandole) consente di migliorare o cambiare processi, modelli di business e interazioni.  La Digitalizzazione crea nuove opportunità di business e ottimizza le risorse esistenti attraverso l’integrazione di tecnologie e soluzioni digitali, come l’automazione, le firme digitali, l’intelligenza artificiale, il big data, l’IoT (Internet-of-Things, Internet delle Cose).

    Digital Transformation

    La Trasformazione Digitale implica invece un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione. Si tratta di un processo di rinnovamento che coinvolge la revisione di processi, competenze, modelli di business e tecnologie, al fine di creare nuovi modi di operare e generare valore. La Digital Transformation va oltre la semplice adozione di nuove tecnologie, poiché implica anche un cambiamento culturale all’interno dell’organizzazione.

    E’ importante sottolineare che la Trasformazione Digitale è un percorso di transizione. Pur implicando un cambiamento radicale nell’approccio e nelle strategie di un’organizzazione, può essere applicata in modo graduale. Questo significa che le aziende possono introdurre progressivamente nuove tecnologie, processi e competenze, in modo da adattarsi alle sfide e alle opportunità che emergono durante il percorso di trasformazione. Questo approccio scalabile consente alle organizzazioni di gestire meglio i rischi e gli investimenti associati alla Trasformazione Digitale, evitando di affrontare cambiamenti troppo drastici o rapidi che potrebbero creare problemi o turbolenze interne.

     

    In conclusione, sebbene i termini Dematerializzazione, Digitizzazione, Digitalizzazione e Digital Transformation possano sembrare simili, ciascuno rappresenta un aspetto distinto del percorso di ognuno di noi verso un mondo sempre più digitale. La Dematerializzazione elimina la necessità di supporti fisici, la Digitizzazione converte le informazioni analogiche in formato digitale, la Digitalizzazione classifica e struttura le informazioni digitali in modo da permettere il miglioramento dei processi attraverso la loro elaborazione e la Digital Transformation consente di ridefinire le strategie aziendali e creare nuovi modelli di business fruendo delle opportunità offerte dalle tecnologie digitali e richiede un importante cambiamento nella strategia e nella cultura organizzativa.

    Comprendere queste differenze è fondamentale per le aziende e gli individui che cercano di adattarsi e prosperare nell’era digitale. Ogni processo ha un ruolo importante nel plasmare il nostro futuro e, insieme, questi concetti costituiscono la base per il continuo sviluppo e l’innovazione nel campo della tecnologia, del business e, in ultima analisi, del modo stesso in cui viviamo.

     

    Roberto Di Martino

    Every Software Solutions

    CEO & Solutions Manager

     

    Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!

    Trasformazione digitale e processi green

    Trasformazione digitale e processi green

    Trasformazione digitale e processi green: punti fermi della crescita

    L’innovazione digitale di Every Software Solutions è focalizzata su salute, sicurezza e ambiente in chiave di sostenibilità

    28/10/2022 – Il Sole 24 Ore

    Oggi si parla molto di trasformazione digitale dei processi aziendali per raggiungere obiettivi di produttività, competitività e crescita e ci si rende conto che l’unica crescita possibile può avvenire nel rispetto dei principi di sostenibilità. Il rispetto dei criteri ambientali, sociali e di governance, i cosiddetti fattori ESG, indirizzano oggi più che mai i capitali delle comunità di investimento, i finanziamenti europei e le scelte dei consumatori. Pianificare uno sviluppo aziendale sostenibile non è mai stato così importante per la reputazione, lo sviluppo e i profitti di un’azienda.

    In tema di sostenibilità ambientale, uno dei traguardi più urgenti definito dall’Agenda 2030 dell’ONU è l’Obiettivo 12, che mira alla gestione eco-compatibile delle sostanze chimiche e dei rifiuti al fine di ridurre sensibilmente il loro rilascio in aria, acqua e suolo e di minimizzare il loro impatto negativo sulla salute umana e sull’ambiente. Stesso obiettivo è al cuore del Green Deal Europeo che ha adottato la strategia UE sulla chimica per la sostenibilità, per la riduzione e la progressiva eliminazione delle sostanze pericolose per un ambiente privo di sostanze tossiche.

    Trasformazione digitale e processi green - SDS FullService di Every SWS

    Every SWS

    Lo sviluppo sostenibile è importante per la reputazione e i profitti dell’azienda

    Obiettivo primario e, di fatto, in linea con le normative europee sulla chimica e con i regolamenti in tema di salute, sicurezza e ambiente, a cui tutte le aziende coinvolte nella filiera di acquisto, produzione e utilizzo di prodotti chimici già oggi devono essere conformi.

    I responsabili di queste aree (HSE), i reparti di R&D e le figure coinvolte nel reporting della Sostenibilità ben sanno quanto sia complessa la gestione di una quantità enorme di dati chimici e di regolamenti in continua evoluzione di cui tener conto per garantire la conformità con norme, vincoli di settore e capitolati di clienti. È chiaro che attuare una politica aziendale di conformità e di sostenibilità ambientale significa poter fruire di efficaci strumenti di gestione e soprattutto poter contare su dati digitalizzati e strutturati per prendere decisioni corrette e consapevoli e per ottenere indici e misurazioni (KPI) necessari per il processo di rendicontazione.

    Every Software Solutions si occupa della digitalizzazione del processo di gestione delle Schede Dati di Sicurezza e delle innumerevoli informazioni chimiche che devono circolare in modo efficiente in azienda e lungo la Supply Chain. Every Software Solutions affronta queste tematiche con una metodologia digitale del tutto innovativa per supportare le Aziende in ogni passo del processo di conformità e di sostenibilità chimica. SDSFullService è la suite di soluzioni e servizi dedicata a questi temi ed è visibile al sito www.sds-fullservice.com

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    Digitalizzazione e Sostenibilità

    Digitalizzazione e Sostenibilità

    Digitalizzazione e Sostenibilità

    12/05/2021 – Il Sole 24 Ore

    Immaginate di dover cercare informazioni importanti – vitali per la sicurezza, per la sostenibilità e per il business – individuando nomi e codici tra migliaia e migliaia di pagine, aprendo uno ad uno centinaia di PDF archiviati in cartelle di rete.

    Immaginate che dobbiate annotarvi queste informazioni manualmente, trascrivendole o facendo migliaia, decine di migliaia, di “copia/incolla” tra i PDF e un foglio elettronico.

    Immaginate che, mentre fate questo lavoro, una parte dei documenti su cui state lavorando venga sostituita perché si ricevono delle versioni aggiornate.

    Immaginate di dover controllare la presenza incrociata dei dati presenti in quei documenti in alcune liste, regolamenti e capitolati. Immaginate che questo processo non termini mai… poiché nel frattempo una parte dei documenti sono stati sostituiti e una parte dei regolamenti sono cambiati.

    Sembra impossibile… ma un processo di questo genere esiste, è presente praticamente in tutte le aziende, di ogni settore e dimensione, e riguarda la gestione delle informazioni relative ai prodotti chimici pericolosi che l’azienda utilizza.

    Queste informazioni arrivano con documenti specifici, le SDS (Schede Dati di Sicurezza), che di solito i fornitori inviano ai propri clienti come documenti in PDF. Ogni documento è composto da molte pagine, minimo una decina, ma talvolta molte di più, e ogni azienda ne deve gestire centinaia e a volte migliaia (dipende dal tipo e dalla dimensione dell’azienda).

    Digitalizzazione e sostenibilità con SDS FullService di Every SWS

    Digital Transformation: un ponte verso il futuro

    Le SDS servono sia per valutare il Rischio Chimico, sia per determinare gli Indici di Sostenibilità, sia per controllare la conformità con le norme vigenti in materia di Salute, Sicurezza e Ambiente, sia per confermare ai clienti la conformità con i loro Capitolati in materia di sostanze chimiche proscritte.

    Per Every Software Solutions la digitalizzazione dei dati è la leva per vincere le sfide di Sostenibilità, Salute, Sicurezza e Ambiente

    Every Software Solutions, specializzata in servizi Cloud riguardanti la gestione di processi basati sulla digitalizzazione dei documenti aziendali, per creare efficienza in questo contesto propone Share-SDS Drive, una Soluzione che parte da un presupposto: trasformare le informazioni contenute nelle SDS in DATI DIGITALI, elaborabili mediante strumenti informatici. Rendendole così archiviabili, ricercabili e confrontabili con automatismi altrimenti impossibili.

    Per rendere efficiente questa Soluzione, Every Software Solutions ha risolto una delle principali barriere che chiunque abbia approcciato questo processo manualmente ha dovuto affrontare: il tempo occorrente per digitalizzare queste informazioni.

    La tempestività del processo è ottenuta grazie ad un servizio assistito da una tecnologia – unica nel suo genere – di estrazione dei dati dalle SDS. Queste attività sono a cura di ChemParser, società della quale Every Software Solutions è co-founder. Questo servizio permette di ridurre drasticamente il tempo di digitalizzazione delle informazioni, nonché i costi e gli inevitabili errori che si commettono quando questa attività viene svolta manualmente, rendendo così ottenibili un numero di informazioni e di analisi dei dati altrimenti impossibili.

    Share-SDS Drive viene utilizzato da Aziende di ogni settore (ad esempio: Industriali, Chimiche, Farmaceutiche, Fashion) e di ogni dimensione. 

    Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!

    La gestione dell’archivio delle SDS

    La gestione dell’archivio delle SDS

    La gestione dell’archivio delle SDS

    Digitalizzare, riordinare e ottimizzare la circolazione dei documenti in azienda

    Cosmetic Technology – 2019

    Eduardo Affinito – Every Software Solutions

    Riassunto

    Le Schede di Dati di Sicurezza (SDS) rappresentano la fonte primaria con cui le informazioni sulla pericolosità e sulla gestione di sostanze e miscele vengono veicolate lungo la catena di approvvigionamento. A fronte di norme in continua evoluzione, e conseguentemente a una mole di dati in costante aggiornamento, spesso le aziende si trovano in difficoltà nel reperire, consultare e valutare correttamente le SDS dei prodotti chimici presenti in azienda. In alcuni casi, le difficoltà riscontrate possono essere causate dal mancato invio dei documenti (sia come primo invio sia come invio sistematico delle revisioni successive) da parte dei fornitori di materie prime e dalla mancanza di un efficace controllo di diverse versioni della stessa SDS, in molti casi sparse tra le sedi o i reparti dell’azienda.
    Sono di seguito presentati i risultati di un’analisi dei dati chiave riguardanti le SDS di sostanze e miscele condotta all’interno in un’azienda realmente presente sul mercato, al fine di dimostrare come una gestione digitale di tali documenti possa semplificare e ottimizzare la circolazione e l’utilizzo di informazioni univoche, aggiornate e corrette.

    La digitalizzazione dei documenti con SDS FullService

    Introduzione

    Nel corso degli anni di attività, le aziende in generale, e così anche le aziende cosmetiche, ricevono dai propri fornitori numerose Schede di Dati di Sicurezza (SDS) relative alle sostanze chimiche e alle miscele che vengono acquistate. Conformemente alla normativa che disciplina le SDS (il Regolamento (CE) n.1906/2007 (1)), esse vengono fornite, su carta o in forma elettronica, entro a data di fornitura della sostanza o della miscela oggetto della SDS. Successivamente, le SDS vengono sottoposte a revisione (i) non appena si rendono disponibili nuove informazioni che possono incidere sulle misure di gestione dei rischi o nuove informazioni sui pericoli; (ii) qualora sia stata rilasciata o rifiutata un’autorizzazione, (iii) qualora sia stata imposta una restrizione (1) e, oltre a questi casi previsti dalla norma, ogni qualvolta il fornitore ritenga opportuno trasmettere delle versioni aggiornate, apportando le modifiche del caso.

    Nella valutazione dei rischi richiesta ai sensi del D.lgs. 9 Aprile 2008 n. 81 (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro, TUSL), il datore di lavoro determina preliminarmente l’eventuale presenza di agenti chimici pericolosi sul luogo di lavoro e valuta anche i rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori derivanti dalla presenza di tali agenti, prendendo in considerazione, in particolare (e tra gli altri elementi): a) le loro proprietà pericolose; b) le informazioni sulla salute e sicurezza comunicate dal fornitore tramite la relativa SDS.

    Inoltre, ai sensi del TUSL, i datori di lavoro garantiscono che i lavoratori o i loro rappresentanti dispongano dell’accesso a ogni SDS messa a disposizione dal fornitore (2). Parimenti, il Regolamento (CE) n.1907/2006 stabilisce che i datori di lavoro mettano a disposizione le SDS (o i documenti informativi laddove non sia obbligatoria l’emissione di una SDS) di sostanze e miscele a tutti i lavoratori che le utilizzano o che possono esserne esposti nel corso della loro attività professionale (1).

    In questo quadro, dove è facile intravedere un’ampia movimentazione di documenti in una versione auspicabilmente sempre più ricca di informazioni e aggiornata, una corretta e accurata archiviazione rappresenta sicuramente il punto di partenza per ogni processo organizzativo che l’azienda intenda impostare.

    Inoltre, con l’arrivo delle nuove versioni occorrerebbe averle immediatamente a disposizione in modo da accertare quali sono gli elementi che sono stati variati e come essi incidono nelle valutazioni redatte in azienda. Tuttavia, le precedenti SDS non devono essere cancellate, in quanto potrebbe essere necessario dimostrare che si era in possesso, in un certo periodo, della versione precedente. Ai sensi della normativa vigente (1), ciascun attore riunisce tutte le informazioni di cui necessita per assolvere gli obblighi che gli impone la normativa e ne assicura la disponibilità per un periodo di tempo di almeno dieci anni dopo che ha fabbricato, importato, fornito o utilizzato per l’ultima volta la sostanza o la miscela, quindi anche in caso di dismissione dell’uso di un particolare prodotto.

    L’archiviazione delle SDS “in proprio”

    Inizialmente, una larga parte delle aziende si organizza creando una cartella in un disco della rete informatica dell’azienda, accessibile da parte del personale autorizzato, dove vengono depositati i documenti (normalmente in formato PDF) man mano che vengono trasmessi dai fornitori.

    Con il passare del tempo, i documenti a disposizione aumentano e può diventare sempre più difficile archiviarli in una maniera utile e inequivocabilmente comprensibile, oltre a reperirli. Il riconoscimento dei file utilizzando il solo nome diventa praticamente impossibile, poiché ogni fornitore utilizza uno standard di nomenclatura differente; dunque, si cerca di sopperire suddividendo le SDS in diverse cartelle di rete, che però iniziano presto a proliferare. Nei casi più frequenti viene creata una cartella per ogni produttore, in modo da ripartire la massa di documenti in tanti piccoli pezzi, meglio gestibili.

    Non è raro trovare aziende che, a fronte dell’uso in produzione di qualche centinaio di prodotti che sono corredati da una SDS, abbiano un centinaio di cartelle di rete contenenti un paio di migliaia di documenti.

    In taluni casi, l’azienda sceglie di organizzarsi dotando ogni reparto di produzione o stabilimento delle sole SDS di propria competenza (concetto in linea di principio corretto, anche per evitare la sovrainformazione causata dall’accesso indiscriminato di chiunque a informazioni non di propria competenza o interesse). Così facendo, la questione si complica ulteriormente. È infatti usuale che i documenti in PDF vengano allocati in diverse cartelle, per cui, quando arriva una nuova versione di una SDS, quest’ultima dovrebbe essere distribuita in varie sottocartelle. Oppure, ancora, nei casi in cui vengono trasmesse in azienda diverse versioni relative a diverse lingue della stessa SDS (immaginiamo il caso di un distributore di materie prime che non realizza opera di rebranding, che rivenderà il prodotto su mercati diversi e che riceve dal proprio fornitore versioni diverse dello stesso documento, contrassegnato da nomi o date diverse), che contribuiscono alla moltiplicazione dei documenti archiviati e, parimenti, alla confusione.

    Inoltre, le varie prassi di consegna adottate dai vari fornitori fanno sì che qualsiasi procedura organizzativa sia ulteriormente articolata: talvolta le SDS vengono consegnate all’ufficio acquisti, talvolta all’RSPP dell’azienda (Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione), altre volte vengono consegnate con le merci e quindi vengono ricevute direttamente nei vari stabilimenti. Molte aziende hanno cercato di migliorare la propria capacità di gestione di questa complessità compilando, ad esempio, dei fogli Excel contenenti i dati caratteristici del prodotto e, nei casi più virtuosi, un link al documento memorizzato nell’opportuna cartella. Ma anche questo metodo è complesso da gestire e, nella maggior parte dei casi, se ne perde il controllo in breve tempo.

    A medio termine, il risultato è più o meno sempre lo stesso: l’azienda si trova a gestire molti più documenti di quanti dovrebbe o potrebbe e le diverse persone è facile che accedano a SDS obsolete che non sono state tempestivamente aggiornate nel proprio ambiente di consultazione (cartella informatica o fisica che sia).

    Così facendo, in breve tempo ci si ritrova con SDS doppie, superate o in versioni differenti nei vari siti aziendali, dando origine a confusione e possibili errori. Da qui la necessità di avere soluzioni che aiutino concretamente, con una gestione centralizzata e unificata dei documenti ricevuti e con il trattamento digitale dei dati in essi contenuti.

    Si ravvisa, pertanto, la necessità di implementare un processo che permetta la gestione completa delle SDS in ingresso in azienda, che comprenda la ricezione, l’analisi dei contenuti, la verifica della rispondenza del documento ai requisiti imposti dalla normativa, la messa in evidenza degli aspetti di pericolosità eventualmente variati (e che potrebbero in taluni casi compromettere l’impiego di una data sostanza nel settore cosmetico), fino al loro utilizzo in produzione e all’eventuale archiviazione delle SDS obsolete (perché sostituite da una nuova versione) o discontinuate perché relative a prodotti dismessi dalla produzione.

    A tale scopo, è stato ritenuto opportuno condurre uno studio sperimentale, mediante l’ausilio di adeguati supporti informatici, per mettere in evidenza, mediante una fotografia, qual è lo status comune della gestione documentale (e in particolare delle SDS) in un’azienda che si occupa di formulazione, al fine di individuare le strategie opportune e adottabili nei contesti di lavoro.

    Per continuare a leggere e scoprire Materiali, Metodi e Risultati dello studio svolto scarica l’articolo completo.

    Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!