Conformità dei prodotti, Audit e Certificazioni: E.Miroglio Supera le Sfide nel Tessile con SDS-FullService

da Stefania Agiato | Apr 3, 2024 | Storie di successo

E.Miroglio, la storia di successo con SDS-FullService di Every SWS

Controllo sostanze chimiche pericolose

Conformità dei prodotti, Audit e Certificazioni: E.Miroglio supera le sfide nel tessile con SDS-FullService

E.Miroglio

Il settore del Fashion da anni è nel mirino a causa del suo impatto produttivo sulla salute umana, sull’ambiente e sulle difficoltà connesse allo smaltimento, al riuso e al riciclo di enormi quantità di prodotti contenenti sostanze tossiche.

Non è un caso se sempre più spesso sentiamo parlare di moda green, un trend alimentato dal crescente interesse del mercato e dei consumatori per la sostenibilità. Questo movimento, insieme al rispetto delle numerose normative vigenti, spinge le aziende del settore ad essere estremamente attente alle sostanze chimiche pericolose presenti nei materiali e nei processi di produzione, con l’obiettivo di ridurne l’utilizzo o sostituirle con alternative meno dannose per la salute e per l’ambiente.

“Il nostro impegno per eliminare le sostanze nocive dalla produzione ci ha permesso di essere certificati come fornitori di aziende che soddisfano i più alti standard Detox di Greenpeace.”

Stefano Gusi

Responsabile dello Stabilimento

In questo contesto, aziende come Edoardo Miroglio si distinguono per l’adozione di soluzioni innovative per il controllo e la gestione dei prodotti chimici pericolosi, dimostrando che moda e chimica possono collaborare per creare un mondo più sostenibile.

Grazie alla collaborazione con Every Software Solutions, E.Miroglio ha semplificato e automatizzato i processi di controllo delle sostanze chimiche in conformità alle MRSL (Manufacturing Restricted Substances List) pubbliche, di settore e private e alle principali Certificazioni tessili, ottenendo anche vantaggi tangibili in sede di visite ispettive, audit e certificazioni.

“Siamo pienamente soddisfatti del processo di monitoraggio raggiunto e dell’’apprezzamento dimostrato dai nostri clienti per i dati che siamo in grado di produrre in sede di audit.”

Christian Cecchelero

Responsabile Controllo qualità

Edoardo Miroglio: specializzazione, creatività e passione

Edoardo Miroglio è una importante azienda tessile europea, con sette unità produttive e amministrative distribuite tra Italia e Bulgaria.
È un’azienda in costante crescita e si è posizionata in pochi anni tra i leader mondiali nella produzione e nella vendita di filati, tessuti a navetta e tessuti a maglia.

È senza dubbio tra le prime aziende del settore ad aver guidato la sua produzione con una visione consapevole e responsabile, prestando particolare attenzione nella selezione delle materie prime e dei fornitori.

“La nostra attenzione inizia dalla fase di ricerca delle materie prime, dove cerchiamo i migliori materiali possibili. Il nostro obiettivo non è solo procurarci materiali etici, ma anche tenere in considerazione le possibilità di riciclo e riuso, al fine di non inquinare ulteriormente l’ambiente.”

Stefano Gusi

Responsabile dello Stabilimento

E.Miroglio conformità facilitata grazie a SDS-FullService di Every SWS

Le esigenze e i fattori di maggiore criticità nel controllo dei prodotti chimici

Esaminiamo i fattori e le criticità che hanno portato E.Miroglio alla ricerca di una soluzione in grado di digitalizzare e automatizzare i processi di gestione delle Schede Dati di Sicurezza (SDS) e delle sostanze chimiche.

1. Conformità alle liste normative e di settore (liste pubbliche)

L’azienda, come tutte le aziende produttive nazionali, ha l’obbligo di operare nel rispetto del Reg. REACH (Regolamento Europeo della Chimica), del D. Lgs.81/2008 (Testo Unico Salute e Sicurezza sul lavoro) e del D.lgs. 152/2006 (Testo Unico Ambiente) ed è pertanto soggetta alle limitazioni all’uso delle sostanze chimiche presenti nelle Liste emanate da ECHA (Agenzia Europea della Chimica).

La sua appartenenza alla filiera del Fashion la vede inoltre impegnata a rispettare la conformità con liste di settore (ZDHC MRSL) e normative emanate dei paesi di esportazione (California Proposition 65).

2. Conformità ai Brand del Fashion

Nel corso degli ultimi anni, molti marchi della moda stanno riconoscendo l’importanza del controllo delle sostanze chimiche pericolose come parte integrante della loro strategia di marketing. A tale scopo, hanno sviluppato ulteriori liste di sostanze vietate e protocolli personalizzati che i fornitori, come E.Miroglio, devono seguire, comprendenti rigorose prescrizioni e visite ispettive regolari presso gli stabilimenti di produzione.

3. Conformità alle certificazioni tessili

Il percorso di sostenibilità intrapreso da E.Miroglio ha portato all’acquisizione di diverse certificazioni (ECOLABEL, OEKO-TEX, GRS, ecc.) che vengono assegnate alle aziende che rispettano rigorose regole ambientali e che impongono controlli stringenti sull’uso delle sostanze chimiche.

4. Elevato indice di rotazione delle Schede Dati di Sicurezza

In una realtà dinamica e innovativa come quella di E.Miroglio, che lancia annualmente due nuove collezioni, i processi di monitoraggio devono essere rapidi e continuativi. La frequente introduzione di nuovi colori e di prodotti chimici ecosostenibili genera un elevato indice di rotazione delle SDS.

5. Aggiornamento costante delle liste pubbliche

L’aumentata consapevolezza dell’impatto della chimica sull’ambiente e sulla società sta portando ad un continuo adeguamento ed incremento delle MRSL normative e di settore (Liste ECHA, California Proposition 65 e ZDHC).

Tutti questi fattori hanno contribuito ad un notevole aumento di lavoro nei processi di monitoraggio: l’azienda non poteva più limitarsi ad una gestione manuale delle SDS e delle liste di sostanze pericolose.

E.Miroglio controllo prodotti chimici pericolosi con SDS-FUllService di Every SWS

“La gestione manuale di queste attività richiedeva uno sforzo insostenibile, un grande dispendio di tempo e risorse e comportava rischi potenziali.”

Christian Cecchelero

Responsabile Controllo qualità

La soluzione individuata: SDS-FullService

Dopo attente valutazioni, E.Miroglio ha scelto SDS-FullService di Every Software Solutions che offre servizi e soluzioni digitali innovative in grado di:

trasformare le SDS in una banca dati strutturata di informazioni sui prodotti chimici

centralizzare l'archiviazione e la gestione delle SDS

consentire ricerche immediate ed efficaci

semplificare le verifiche di conformità

generare una reportistica affidabile

integrare e mantenere aggiornate le MRSL pubbliche

integrare le liste private di interesse dell’azienda

Alla base di SDS-FullService c’è una soluzione fornita in Cloud a garanzia di scalabilità, sicurezza e rapidità di implementazione del progetto, che comprende:

- Raccoglitore delle SDS: gestione organizzata delle SDS ricevute dai fornitori e dell’archivio digitale dei dati di pericolosità di sostanze e miscele
- WatchList Monitor: gestione per il controllo delle sostanze pericolose presenti in azienda con confronto continuativo con le liste di sostanze MRSL

Fondamentali nella scelta e “fiore all’occhiello” della soluzione software sono stati i servizi distintivi di SDS-FullService che includono:

- il servizio di estrazione e indicizzazione automatica dei contenuti delle SDS, integrato in SDS-FullService e requisito fondamentale per una base dati strutturata e affidabile
- l’integrazione e l’aggiornamento continuativo delle liste pubbliche, di settore e private

E.Miroglio leader europeo settore tessile

“Grazie al processo di digitalizzazione delle SDS e alla integrazione automatica delle liste ECHA, della California Proposition 65, della ZDHC e delle liste private, ho facilmente sotto controllo tutte le sostanze chimiche pericolose vietate o soggette a restrizioni d’uso.”

Christian Cecchelero

Responsabile Controllo qualità

Le fasi e i tempi del Progetto

Il progetto di adozione di SDS-FullService, iniziato nel 2022, ha coinvolto quattro reparti degli stabilimenti italiani di Valli del Pasubio (Vicenza): Tintoria, Impianti tecnici, Manutenzione e Trattamenti teli campionario.

Per la creazione dell’archivio iniziale delle SDS in SDS-FullService, si è proceduto con la raccolta e la verifica delle SDS già presenti negli stabilimenti, la digitalizzazione, il censimento e la conseguente pulizia delle SDS duplicate o obsolete oltre alla ricerca di nuove versioni presso i fornitori.

Questa fase, durata circa 1 mese, è partita dall’assessment dei documenti raccolti, che si sono poi consolidati nella creazione di un archivio composto da circa 300 SDS, corrispondenti a circa 1.000 tra sostanze e miscele da gestire.

Contemporaneamente, sono stati analizzati e organizzati i passi chiave per la automazione delle attività ricorrenti del processo di gestione delle SDS.

1. Organizzazione dell'Ingresso delle SDS

È stato stabilito un sistema strutturato per ricevere e registrare le SDS in modo organizzato che convoglia i documenti in SDS-FullService. Il sistema invia notifiche per l’ingresso di nuove SDS o di Revisioni agli utenti incaricati della verifica delle SDS in arrivo dai fornitori.

2. Estrazione ed indicizzazione dei contenuti delle SDS

Le SDS in ingresso in SDS-FullService vengono avviate immediatamente al processo automatico di estrazione ed indicizzazione dei dati.

3. Validazione, approvazione e distribuzione gestiti da workflow

È stato istituito un workflow automatizzato per la validazione e l’approvazione delle SDS che, ad ogni passaggio chiave, invia notifiche via email agli uffici coinvolti per le attività di loro competenza:

Ufficio controllo qualità
RSPP
Direttore di Stabilimento

Al termine del workflow le SDS vengono organizzate distinguendo i prodotti in uso da quelli dismessi, rifiutati o esauriti.

4. Monitoraggio delle MRSL

Tutte le SDS indicizzate confluiscono in WatchList Monitor che effettua controlli incrociati tra le sostanze presenti nelle SDS e le seguenti MRSL integrate:

liste pubbliche
- ECHA (Candidate, Authorization, Restriction, Registered Substances, Harmonized)
- California Proposition 65
liste di settore
- ZDHC MRSL
liste private/capitolati di clienti: Company Black List e capitolati di clienti, oltre a eventuali liste di sostanze che l’Azienda desidera monitorare per future sostituzioni.

5. Controllo di conformità alle Certificazioni

Dietro richiesta dell’Azienda sono stati configurati appositi indicatori di non conformità nei confronti delle Certificazioni in vigore.
Un sistema di indicatori segnala prontamente la presenza di SDS e di relative sostanze non conformi rispetto alle Liste gestite o alle Certificazioni.

6. Report di monitoraggio delle MRSL

Oltre agli indicatori, periodicamente viene generato un report delle variazioni intervenute per l’inclusione di nuove sostanze nelle liste o per l’ingresso di nuove SDS. Un sistema di notifiche automatico invia il report alle funzioni interessate per le opportune valutazioni e azioni.
Il servizio di aggiornamento delle liste pubbliche e di settore viene svolto in modo continuativo direttamente da Every SWS, mentre le liste private vengono gestite direttamente da E.Miroglio.

Dopo poche settimane dalla partenza del progetto, E.Miroglio era già in grado di utilizzare a pieno le funzionalità di SDS-FullService compreso il WatchList Monitor delle liste di sostanze chimiche pericolose: per tutte le SDS utilizzate dagli stabilimenti il controllo e il confronto automatizzato con oltre 6.000 sostanze presenti nelle liste di suo interesse. Disponeva inoltre di link diretti alla documentazione messa a disposizione da ECHA (Infocard, Dossier, Allegati, ecc.) per consultazioni e approfondimenti su oltre 30.000 sostanze appartenenti alla lista di Sostanze Registrate e alla lista di Sostanze Armonizzate, anch’esse integrate con SDS-FullService.

Obiettivi raggiunti

Di fatto, digitalizzare e automatizzare il processo di gestione e controllo dei prodotti chimici con una soluzione specializzata e consolidata come SDS-FullService ha comportato il raggiungimento degli obiettivi posti dall’azienda senza particolari difficoltà e in tempi molto rapidi.

In estrema sintesi il progetto ha permesso all’azienda di ottenere:

decisioni basate su dati affidabili e aggiornati

ricerche e consultazioni immediate su dati e documenti

pieno controllo di tutti i prodotti chimici in uso

facilità di estrazione dati per reportistica e audit interni/esterni

supporto concreto per il rispetto della conformità alle norme e alle esigenze del settore e dei clienti

informazioni, alert e notifiche automatiche sulla presenza di sostanze pericolose, vietate o limitate su tutto il ciclo di utilizzo, quindi:

in fase di campionamento da parte di R&D; in fase di progettazione di un prodotto; in fase di acquisto

in fase di utilizzo in produzione, a garanzia di salute e sicurezza sul lavoro

in fase di riciclo o smaltimento nell’ambiente

E.Miroglio controllo sostanze chimiche con SDS-FullService di Every SWS

L’innovazione digitale a supporto della sostenibilità nel settore della moda

L’adozione di SDS-FullService ha trasformato la gestione delle sostanze chimiche da una sfida complessa a un processo efficiente e affidabile, supportando E.Miroglio nel rispetto delle normative sempre più stringenti e nell’adesione agli elevati standard richiesti dai clienti.

In definitiva, la storia di E.Miroglio è una testimonianza potente del ruolo della tecnologia e dell’innovazione nel superare le sfide ambientali di oggi.

E.Miroglio controllo materiali con SDS-FUllService di Every SWS

“Grazie a SDS-FullService, ora gestiamo con rapidità e precisione la presenza di sostanze chimiche pericolose. Questo non solo migliora la sicurezza e la sostenibilità della nostra produzione, ma rafforza anche il nostro impegno complessivo verso una responsabilità ambientale e sociale.”

Stefano Gusi

Responsabile dello Stabilimento

“Abbiamo raggiunto risultati eccellenti in tempi straordinariamente brevi anche perché abbiamo trovato in Every SWS un fornitore capace di accompagnarci con grande professionalità e con tecnologie all’avanguardia. La flessibilità e la scalabilità delle loro soluzioni permettono un adeguamento costante del sistema alle nostre esigenze.”

Christian Cecchelero

Responsabile Controllo qualità

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Manica – Sostenibilità responsabile e tracciabilità per l’intera filiera

da Stefania Agiato | Nov 16, 2023 | Storie di successo

share-sds-delivery e Manica Spa- storia di successo-SDS-FullService di Every SWS

Distribuzione delle SDS, Compliance e Livelli di servizio

Sostenibilità responsabile e tracciabilità per l’intera filiera

Manica Spa

La consegna a norma delle Schede Dati di Sicurezza (SDS) è un compito delicato e complesso allo stesso tempo. Gestire manualmente l’invio di questi documenti ai clienti richiede un grande sforzo in termini di risorse e comporta significativi rischi di errore. Le complesse esigenze della clientela e la necessità di conformarsi alle normative generano un onere continuo di attività per l’identificazione delle spedizioni che richiedono una SDS e per la loro selezione. Inoltre, le Schede Dati di Sicurezza sono soggette a revisioni nel tempo che comportano nuovi invii.

Manica ha risolto queste criticità ormai da tempo in quanto, fin dal 2012, si è impegnata in un progetto di implementazione della consegna automatica e digitale delle SDS, adottando il modulo SDS-Delivery (soluzione SDS-FullService) di Every Software Solutions. Questo, oltre a fornire un elevato livello di servizio alla clientela, le ha permesso di ottenere la completa tracciabilità del processo e di raggiungere obiettivi misurabili, come evidenziato nel suo primo bilancio di sostenibilità.

“I nostri clienti sono al centro del nostro impegno, sia per la qualità dei prodotti offerti, sia per l’attenzione che poniamo nel ridurre al minimo i rischi connessi all’utilizzo dei nostri prodotti. Fornire le corrette informazioni per la salvaguardia della sicurezza, nei modi e nei tempi richiesti dalle norme, è per noi un compito inderogabile. Con SDS-Delivery, oltre a realizzare in modo ottimale tale compito, abbiamo la possibilità di monitorare l’avvenuta lettura delle SDS da parte dei nostri clienti e di effettuare in modo proattivo e automatico gli eventuali solleciti in caso di ritardi nell’apertura di documenti così importanti.”

Silvia Manica

Responsabile Logistica Italia

Manica e la sua filosofia

Manica Spa, importante produttore italiano di agrofarmaci rameici e concimi per l’agricoltura e solfato di rame per l’industria e la zootecnia, esporta composti e prodotti chimici a base di rame in più di 70 Paesi nel mondo.
Il Gruppo controlla anche l’industria Omicron che produce ossicloruro di rame per il mercato spagnolo, interamente gestita dalla filiale commerciale Manica Cobre, con sede a Barcellona.

L’azienda ha adottato la “chimica verde” come filosofia, rispettando la natura e le risorse, senza comprometterne l’integrità.

Ha inoltre raggiunto l’ambizioso obiettivo di redigere il suo primo bilancio di sostenibilità. Questo atto volontario sottolinea il ruolo di Manica nel settore degli Agrofarmaci, confermando la sua dedizione a fornire prodotti di elevato standard qualitativo, in piena conformità alle norme che tutelano l’ambiente, la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro e lungo la sua filiera.

“Manica, secondo quanto previsto dal Regolamento (CE) n.1907/2006 (REACH) artt.31.1 e 36, ha implementato internamente, con un fornitore specifico, un sistema di invio telematico delle SDS (Schede dati di sicurezza). Tale sistema legge, attraverso una crittografia dell’area, i codici dei prodotti venduti al cliente ed invia, via mail, le schede di sicurezza aggiornate al cliente finale. Questo sistema fornisce al cliente sempre la scheda di sicurezza aggiornata provvedendo a fornire le informazioni necessarie e normative essenziali nell’utilizzo del prodotto finale. Il sistema, fino a quando il cliente non scarica il documento, provvede ad inviare giornalmente e sollecitare il cliente nell’apertura e scarico della scheda di sicurezza.”

Paragrafo dedicato alla “Tracciabilità della filiera produttiva” nel Bilancio di Sostenibilità 2021 di Manica

bilancio di sostenibilità di Manica Spa- storia di successo-SDS-FullService di Every SWS

2012: Manica automatizza il Processo di distribuzione delle SDS

Manica da sempre ha posto la massima attenzione alla salute e alla sicurezza di chi utilizza i suoi prodotti e questo l’ha portata presto a rendersi conto che il processo di distribuzione delle SDS doveva essere automatizzato. La tipologia dei clienti e dei prodotti offerti richiedeva una faticosa e costante attività per l’identificazione delle vendite che necessitavano di una SDS e per la selezione delle stesse in base al prodotto venduto, al destinatario e al Paese di destinazione. Inoltre, le operazioni si moltiplicavano quando le SDS subivano revisioni significative che comportavano ulteriori invii.

Perché SDS-Delivery

Per raggiungere l’obiettivo di automatizzare e rendere affidabile il processo di distribuzione delle Schede Dati di Sicurezza, riducendo nel contempo tempi, costi e rischi connessi ad una gestione manuale, l’azienda ha scelto di collaborare con Every Software Solutions e adottare il modulo SDS-Delivery della soluzione cloud SDS-FullService.

SDS-Delivery automatizza tutte le fasi del processo di distribuzione delle SDS:

identificazione nei DDT delle voci di vendita che necessitano di una SDS

selezione delle SDS associate al prodotto venduto e al cliente

verifica della necessità di invio delle SDS e delle revisioni

notifica al cliente della disponibilità di una SDS

invio di solleciti in caso di mancata ricezione

tracciabilità della consegna e della avvenuta ricezione

“Gestire manualmente tali attività richiedeva uno sforzo non più sostenibile, oltre ai possibili rischi”

Renato Rosà

Responsabile HSEQ e Regulatory

Le attività di revisione delle SDS innescano automaticamente l’invio a tutti i destinatari che hanno acquistato i prodotti negli ultimi 12 mesi (come previsto dall’art. 31.9 del reg. REACH). SDS-Delivery effettua questo servizio in totale autonomia nel momento in cui viene caricata una nuova versione di SDS nel sistema.

Il Monitor centralizzato di SDS-Delivery offre il pieno controllo e la ricercabilità immediata sia delle consegne in corso che di quelle già effettuate.
Questo significa che con una sola interfaccia, Manica può conoscere lo stato di tutte le trasmissioni, a qualunque destinatario, qualunque sia il canale di invio utilizzato.

Verso un Futuro più Sicuro per Tutti

Quello che più ha apprezzato Manica di SDS-Delivery è la sua completezza funzionale, associata alla sua immediatezza e facilità d’uso. Una soluzione che ha dimostrato di essere efficiente e affidabile nel tempo.

“Quello che più sorprende di SDS-Delivery è la sua immediatezza e facilità d’uso.”

Renato Rosà

Responsabile HSEQ e Regulatory

L’automazione del processo di distribuzione delle SDS ai propri clienti, in piena conformità alle normative, ha permesso a Manica di confermare il proprio impegno in termini di responsabilità sociale e di attenzione al cliente, riducendo al contempo i rischi di sanzioni amministrative, i rischi penali e imprenditoriali.

Un altro fattore di vantaggio ampiamente apprezzato, anche dai clienti dell’azienda, è stato quello di poter offrire ad ogni destinatario un proprio archivio Cloud gratuito con tutte e sole le SDS di competenza e con la cronologia delle revisioni ricevute.

Con l’aiuto di SDS-Delivery, Manica ha ridotto il carico di lavoro a livello organizzativo, ha efficientato tutto il processo di distribuzione a norma delle SDS, ha migliorato il livello di servizio ai clienti raggiungendo nel contempo la piena conformità normativa.

“L’obiettivo pienamente raggiunto da Manica è stato di rivedere in poco tempo l’intero processo di distribuzione ai clienti delle Schede di Sicurezza, risparmiando tempo delle persone coinvolte e costi, aumentando nel contempo la sicurezza del processo e la garanzia di conformità alle normative italiane e internazionali.”

Renato Rosà

Responsabile HSEQ e Regulatory

Every SWS e Manica Spa- storia di successo-SDS-FullService

Diamo un po’ di numeri (dati rilevati a Ottobre 2023)

Ad oggi SDS-Delivery ha permesso a Manica di inviare più di 55.000 SDS a oltre 3.000 clienti, tra nazionali ed esteri.

Come previsto dalla normativa REACH le nuove versioni, derivanti da una attenta e costante attività di revisione delle SDS, innescano automaticamente l’invio a tutti i clienti interessati e generano migliaia di invii all’anno che SDS-Delivery gestisce in piena autonomia.

Oltre alle SDS, Manica ha utilizzato la piattaforma per l’invio di oltre 22.000 comunicazioni di carattere normativo pertinente alle SDS, ad esempio per modifiche di etichette.

Alla data oltre 200 clienti di Manica hanno accesso gratuito a un loro ambiente Cloud dedicato, fornito da Every Software Solutions, contenente tutte le SDS ricevute con il relativo storico delle revisioni.

È degno di nota evidenziare che i clienti che hanno scelto di attivare il loro archivio Cloud delle SDS, possono ricevere, su questa stessa piattaforma, anche le SDS inviate da altri loro fornitori che usano SDS-Delivery (elemento ampiamente gradito da tutti i clienti che lo utilizzano).

Conclusioni: Sostenibilità Attraverso Innovazione

L’impegno di Manica per la sicurezza dei clienti e l’attenuazione dei rischi connessi all’utilizzo dei propri prodotti ha generato un forte legame di fiducia e valore. La tracciabilità della filiera e il monitoraggio delle SDS riflettono il suo impegno genuino verso la sostenibilità, evidenziando come la collaborazione con Every Software Solutions abbia contribuito a creare una storia di successo che può servire da esempio ed ispirazione.

“L’utilizzo di SDS-Delivery conferma il nostro impegno in termini di responsabilità sociale e attenzione al cliente.”

Silvia Manica

Responsabile Logistica Italia

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Sostenibilità, Riciclo e Riuso

da Stefania Agiato | Ott 27, 2023 | Sostenibilità

Sostenibilità, Riciclo e Riuso

Gestione Responsabile dei Prodotti Chimici basata sulle Schede Dati di Sicurezza

Introduzione

In un’epoca in cui la sostenibilità ambientale è una priorità globale, le aziende stanno rafforzando il loro impegno verso una gestione responsabile dei prodotti chimici utilizzati nelle proprie operazioni. Un aspetto fondamentale di questa transizione è il collegamento tra sostenibilità, riciclo e riuso dei prodotti chimici, i cui dettagli critici sulla pericolosità possono essere ottenuti dalle Schede Dati di Sicurezza (SDS). In questo articolo, esploreremo come un approccio informato basato sulle SDS possa migliorare l’impronta ecologica delle aziende, riducendo i rifiuti e promuovendo la sicurezza nell’utilizzo di tali sostanze.

Perché le Schede Dati di Sicurezza?

Le SDS sono documenti informativi essenziali forniti dai produttori di prodotti chimici. Queste schede contengono informazioni dettagliate sui componenti pericolosi e i potenziali rischi per la salute e per l’ambiente legati a tali sostanze. Sono uno strumento vitale per garantire un uso sicuro e responsabile dei prodotti chimici in azienda. Capire nel dettaglio i dati di pericolosità che sono presenti nelle SDS aiuta anche a stabilire le giuste procedure di manipolazione, stoccaggio e smaltimento.

Sostenibilità e Informazioni sulle SDS

Quando si tratta di sostenibilità, l’accesso alle informazioni corrette sulle SDS è fondamentale. Questi documenti forniscono una panoramica esaustiva sui potenziali impatti ambientali e sulla sicurezza associati all’uso di uno specifico prodotto chimico. Basandosi su queste informazioni, le aziende possono prendere decisioni consapevoli riguardanti l’acquisto, l’uso e lo smaltimento dei prodotti chimici, mirando a ridurre l’uso di sostanze pericolose o a implementare misure di protezione più adeguate.

Riciclo e Riuso Informati

Per poter predisporre un piano di economia circolare efficace, è fondamentale andare ad analizzare le Materie Prime utilizzate nel proprio processo produttivo aziendale. Se non si conoscono i livelli di pericolosità delle sostanze in ingresso, non sarà possibile predisporre un piano che preveda il corretto riciclo delle sostanze utilizzate né predisporre il corretto riuso delle stesse. Inoltre, la gestione responsabile e sicura dei rifiuti chimici generati dalle aziende è un aspetto cruciale della sostenibilità ambientale.
Approfondendo l’analisi dei prodotti chimici in uso, qualora i livelli di rischio non rientrassero nelle policy di sostenibilità, sarà possibile ricercare ed eventualmente identificare alternative più sicure e adeguate, permettendo alle aziende di adottare una prospettiva preventiva e ridurre al minimo l’uso di sostanze dannose.

(Per visualizzare correttamente il video è necessario accettare i cookie di “Esperienza”)

Vantaggi Aziendali e di Sostenibilità

L’utilizzo delle SDS come base informativa per la gestione dei prodotti chimici offre indubbi vantaggi sia per l’azienda che per l’ambiente. Una maggiore consapevolezza dei potenziali rischi consente alle aziende di implementare pratiche di lavoro più sicure, riducendo gli incidenti e la probabilità di esposizione ai pericoli chimici. Ciò può tradursi in una migliore reputazione aziendale e nella fidelizzazione di clienti e consumatori sensibili alle questioni di sicurezza e sostenibilità. Dal punto di vista ecologico, l’uso delle informazioni provenienti dalle SDS può aiutare ad applicare politiche atte a ridurre l’impatto ambientale complessivo delle operazioni aziendali, minimizzando la produzione di rifiuti chimici pericolosi e contribuendo a una gestione più sostenibile delle risorse.

Conclusioni

I dati ottenibili dalle SDS rappresentano una risorsa inestimabile per le aziende che desiderano adottare un approccio sostenibile alla gestione dei prodotti chimici. Con queste informazioni a disposizione, le aziende possono pianificare meglio le loro strategie di riciclo, riuso e smaltimento, riducendo l’impatto ambientale e proteggendo la sicurezza dei propri dipendenti e della comunità circostante.

Eduardo Affinito

Every Software Solutions

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Gestione informata delle SDS per sostenibilità, riciclo e riuso con SDS-FullService di Every SWS

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Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle SDS

da Stefania Agiato | Set 12, 2023 | Digitalizzazione, Gestione Schede Dati di Sicurezza, Sostenibilità

Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle Schede Dati di Sicurezza

Sfide, Opportunità e Passi essenziali

Come affrontare la digitalizzazione del processo di gestione delle SDS - SDS-FullService di Every SWS

La digitalizzazione dei dati e dei processi è diventata essenziale per aziende di ogni settore. Quando si tratta di sostanze chimiche pericolose, la gestione delle Schede Dati di Sicurezza (SDS) diventa un elemento cruciale per la sicurezza dei lavoratori, la conformità alle normative e la protezione dell’ambiente.

Molte aziende operano ancora con processi farraginosi e disorganizzati per la gestione delle SDS, ma la trasformazione digitale di questo processo offre opportunità straordinarie per migliorare l’efficienza operativa e la sicurezza aziendale.

In questo articolo, esploreremo come affrontare un progetto di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS, esaminando i benefici tangibili, le sfide comuni e i passi essenziali da seguire. Scopriremo come la digitalizzazione non solo semplifica il flusso di informazioni, ma può anche stimolare l’innovazione e promuovere la sostenibilità aziendale. È tempo di abbracciare una nuova prospettiva sulla digitalizzazione dei processi, perché quello che una volta era difficile da digitalizzare ora non lo è più, e i risultati ottenibili possono fare davvero la differenza.

I Vantaggi

1. Gestione centralizzata e aggiornata delle SDS ed eliminazione della dispersione

La disponibilità di un archivio unico dove ricevere, archiviare e gestire le SDS di tutta l’azienda permette di tenere sotto controllo questi documenti normalmente sparsi tra i vari dipartimenti aziendali e ne consente un aggiornamento efficiente continuo. Succede spesso che le SDS siano detenute in vari uffici che ne conservano copia senza condividerle con le altre funzioni aziendali. Questo porta alla generazione di duplicati inutili, impedisce la corretta circolazione delle informazioni e la efficace distribuzione degli aggiornamenti. Alcune aziende che hanno intrapreso il processo di digitalizzazione delle SDS hanno visto diminuire anche di un terzo il numero dei documenti dopo il progetto di assessment e il conseguente cleaning.

2. Semplice Condivisione e Diffusione delle SDS

Centralizzare l’archivio delle SDS inoltre facilita la condivisione delle informazioni tra i diversi dipartimenti e i team aziendali. Tutti gli utenti autorizzati possono accedere alle ultime versioni delle SDS in modo rapido e conveniente, garantendo un flusso di informazioni coerente e aggiornato.

3. Ottimizzazione delle Risorse

L’automazione dei processi riduce i costi operativi, consentendo una migliore allocazione delle risorse umane. Questo permette di concentrarsi su attività di più alto livello come l’analisi dei dati, la pianificazione delle misure preventive e la formazione del personale.

4. Maggiore Controllo delle Sostanze Chimiche Pericolose

L’azienda può monitorare e valutare più efficacemente i potenziali pericoli, prendendo decisioni informate per la sicurezza del personale e dell’ambiente e attuando misure preventive adeguate.

5. Aumento della Conformità Normativa

Un sistema digitale per la gestione delle SDS facilita il monitoraggio e l’applicazione delle normative vigenti. La possibilità di mantenere tracciabilità e storico delle azioni intraprese consente alle aziende di dimostrare la conformità durante le ispezioni e gli audit. Ad esempio, l’archivio delle SDS obsolete o dei prodotti dismessi da mantenere per almeno dieci anni può convalidare la presenza di determinate informazioni in azienda in un particolare periodo, a dimostrazione di azioni intraprese nel tempo.

6. Miglioramento della Conformità Commerciale

Un efficiente controllo delle sostanze chimiche pericolose in azienda permette di rispondere adeguatamente alle richieste degli stakeholder in merito alla gestione dei rischi e al rispetto dei protocolli di settore e/o privati.

7. Rapida e Facile Ricerca delle Informazioni in Caso di Emergenza

Tutto il personale operativo può cercare e recuperare immediatamente le informazioni necessarie per affrontare una situazione di rischio, consentendo una risposta tempestiva ed efficace. Le SDS contengono informazioni e istruzioni di sicurezza delle sostanze chimiche pericolose che devono essere immediatamente consultate in caso di incidente.

8. Stimolo all'Innovazione e alle Opportunità Legate alla Sostenibilità

La gestione più efficiente delle sostanze chimiche pericolose semplifica l’adozione di alternative più sicure e sostenibili, contribuendo alla responsabilità complessiva dell’azienda. Inoltre, consente la verificabilità e la misurabilità dei progressi ottenuti.

Strategie di implementazione

I numerosi vantaggi della digitalizzazione del processo di gestione delle SDS possono essere ottenuti affrontando e superando alcune sfide che portano con sé delle proficue opportunità di crescita e miglioramento.

Ecco alcuni consigli su come affrontare efficacemente il progetto.

La digitalizzazione del processo di gestione delle SDS: sfide e opportunità - SDS-FullService di Every SWS

1. Gestione delle Risorse

selezionare una soluzione tecnica scalabile e modulare che si adatti alle esigenze e alle risorse dell’azienda

suddividere il processo di digitalizzazione in fasi: concentrarsi su uno step alla volta consente di evitare sovraccarichi e di gestire meglio le risorse disponibili

2. Competenze Tecniche

collaborare con fornitori che offrono supporto tecnico, formazione e consulenza

per favorire il successo complessivo del progetto, il fornitore della soluzione deve essere in grado di collaborare strettamente con il personale IT competente

3. Gestione del Budget

dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando chiaramente rischi e benefici, può aiutare ad ottenere il supporto finanziario necessario

4. Responsabilità Inter-Dipartimentale

poiché le informazioni contenute nelle SDS sono utili a numerose funzioni aziendali, è fondamentale individuare il dipartimento responsabile del progetto

in alcuni contesti è preferibile che sia il top management a sponsorizzare il progetto

Passi essenziali

Vediamo ora i passi chiave per affrontare un percorso di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS.

Organizzare l'Ingresso delle SDS

Stabilire un sistema strutturato per ricevere e registrare le SDS in modo organizzato.

Il processo di ricezione delle SDS è determinante per tutto il progetto di digitalizzazione ed è purtroppo spesso non governato e destrutturato.

È molto importante non sottovalutare questo primo passo che dà l’avvio all’intero percorso della SDS in azienda.

Indicizzare le SDS

Elaborare un processo di estrazione e indicizzazione per omogeneizzare i dati contenuti nelle SDS e renderli facilmente accessibili e ricercabili garantendo la corretta classificazione dei prodotti chimici e dei rischi associati.

L’estrazione e la digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS va affrontata con strumenti automatici specializzati in quanto, se eseguita manualmente, comporta numerosi svantaggi come:

tempi di lavoro rilevanti

risorse dedicate a lavori ripetitivi e poco qualificanti

difficoltà nella lettura dei contenuti delle SDS, che hanno formati differenti a seconda del produttore

mancanza di omogeneità nella compilazione dei dati da parte di differenti operatori

possibilità di errori di trascrizione

difficoltà nell’aggiornamento continuativo dei dati

Archiviare le SDS

Raccogliere le SDS in un sistema unico, aggiornato e controllato per garantire l’accesso e la consultazione delle SDS da parte di tutto il personale interessato.

La ricerca dei documenti e delle informazioni contenuti nell’archivio centralizzato deve essere semplice e chiara per ogni figura coinvolta, senza sovra-informazioni, ma sempre nel rispetto delle normative. Ad esempio, per alcune figure aziendali, si può pensare alla distribuzione di una SDS semplificata.

Automatizzare Processi Specifici

Una volta organizzati i processi principali, si può passare ad implementare un workflow per i processi di validazione, approvazione e distribuzione delle SDS, con passi che possono coinvolgere sia ruoli interni che esterni all’azienda.

È fondamentale che l’archivio delle SDS sia accessibile secondo un sistema di autorizzazioni efficiente e strutturato che consenta la necessaria sicurezza delle informazioni, ma che al contempo sia in grado di rendere disponibili le SDS a tutti i lavoratori, così come imposto dalla normativa.

Monitoraggio delle MRSL

La digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS può rendere possibile automatizzare un sistema di confronto continuo delle sostanze chimiche pericolose presenti in azienda con le liste MRSL di riferimento (Manufacturing Restricted Substances List).

Per poterlo fare è indispensabile che la soluzione scelta includa la gestione delle MRSL pubbliche, private e/o di settore di interesse dell’azienda, incrociandole con i dati presenti nell’archivio delle SDS.

Conclusioni

La gestione delle Schede Dati di Sicurezza per le aziende che operano con sostanze chimiche pericolose rappresenta un elemento cruciale per la sicurezza, la conformità e l’efficienza aziendale. La trasformazione digitale di questo processo offre benefici tangibili, tra cui una maggiore conformità normativa e commerciale, una risposta più rapida alle emergenze e un uso ottimizzato delle risorse.

Tuttavia, questa trasformazione non è priva di sfide, tra cui la gestione delle risorse e del budget, le competenze tecniche e la responsabilità interdipartimentale. È fondamentale dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando i benefici economici, ambientali e sociali, nonché i rischi associati a una gestione inadeguata delle SDS.

Ciò che rende questa trasformazione ancora più stimolante è il potenziale offerto dalle nuove tecnologie oggi disponibili, come la diffusione delle connessioni a Internet e dei dispositivi mobili, le soluzioni in Cloud e, più recentemente, gli strumenti di Intelligenza Artificiale (AI). Queste tecnologie generano un notevole vantaggio competitivo per coloro che le adottano. Consentono infatti di semplificare e ottenere risparmi significativi in termini di tempo e risorse, nonché un accesso senza precedenti a una vasta quantità di informazioni.

È fondamentale cogliere una nuova prospettiva sulla digitalizzazione di processi come la gestione delle SDS. Ciò che pochi anni fa sembrava difficilmente digitalizzabile e strutturabile, può ora diventare un fattore di eccellenza. Con il giusto approccio e le tecnologie adeguate, è possibile trasformare la gestione delle SDS e sbloccarne il pieno potenziale.

Stefania Agiato

Every Software Solutions

Digitalizzare il processo di gestione delle SDS può essere un fattore di eccellenza per l'azienda con SDS-FullService di Every SWS

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Corretta ricezione e gestione delle SDS

da Stefania Agiato | Ago 9, 2023 | Gestione Schede Dati di Sicurezza

La corretta ricezione e gestione delle SDS: un elemento chiave per la sicurezza, la compliance e la sostenibilità aziendale

La corretta ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS - con SDS-FullService di Every SWS

In un mondo aziendale sempre più complesso e normato, la gestione dei documenti e dei flussi informativi è fondamentale per il corretto funzionamento di ogni organizzazione. Tra i vari tipi di documentazione, le Schede Dati di Sicurezza (SDS) assumono un ruolo di primaria importanza, soprattutto quando si parla di rischio ambientale, salute e sicurezza sul lavoro, compliance e sostenibilità.

Il ruolo critico delle SDS

Le SDS, infatti, contengono informazioni dettagliate sui prodotti chimici acquistati e utilizzati all’interno dell’azienda, tra cui le proprietà fisiche e chimiche, i rischi per la salute e l’ambiente, le misure di prevenzione e le precauzioni per l’uso sicuro. Se non correttamente ricevute e gestite, l’impresa può incorrere in gravi rischi.

Rischi associati alla cattiva gestione delle SDS

Per l’azienda, il mancato controllo del processo di ricezione e gestione delle SDS può comportare rischi significativi, che vanno oltre le sfide operative quotidiane affrontate dai reparti HSE. In caso di mancanza di policy e indicazioni sul come gestire rigorosamente questo aspetto, il Top Management può addirittura essere ritenuto responsabile per le conseguenze derivanti dalla mancanza di un adeguato sistema di gestione delle SDS.

Innanzitutto, c’è il rischio legale. La violazione delle leggi e dei regolamenti sulla sicurezza sul lavoro e sulla gestione dei prodotti chimici può comportare rivalse legali, sanzioni elevate e persino azioni penali nei confronti dei dirigenti.

In secondo luogo, c’è il rischio reputazionale. La mancata gestione delle SDS può portare a incidenti sul lavoro o danni ambientali che attirano l’attenzione dei media, danneggiando la reputazione dell’azienda. In un’era in cui i consumatori e gli investitori sono sempre più attenti alla responsabilità sociale delle imprese, i danni alla reputazione possono avere conseguenze a lungo termine sulla competitività e sul valore dell’azienda.

Infine, la mancata gestione delle SDS può compromettere gli sforzi compiuti dall’azienda per documentare la propria sostenibilità. Le SDS contengono infatti informazioni cruciali per la gestione responsabile di sostanze chimiche pericolose, che è un elemento chiave delle pratiche di sostenibilità. Questo aspetto, se non gestito correttamente, ha un impatto fondamentale sul prodotto finale, sul suo eventuale riciclo o rifiuto, in ultima analisi su tutti gli aspetti connessi alla produzione e al consumo responsabile. Senza un adeguato processo di gestione delle SDS, l’azienda può non essere in grado di rispettare gli obiettivi di sostenibilità, di ottenere certificazioni ambientali o di rispondere in modo adeguato alle richieste di informazioni da parte degli stakeholder sulla gestione dei rischi.

I rischi della cattiva gestione delle SDS in azienda - SDS-FullService di Every SWS

L’importanza di un processo ben definito

Nonostante la sua evidente importanza, il processo di ricezione e gestione delle SDS è spesso trascurato o non chiaramente affidato a un responsabile. Ciò rappresenta un errore strategico. Infatti, la governance di un’azienda non dovrebbe permettersi di gestire in modo destrutturato un processo aziendale così rilevante.

Prendiamo ad esempio la gestione degli ordini ricevuti dai clienti: in ogni azienda tale processo è stato affinato e strutturato in modo da garantire che non si perda alcun documento. Si è creato un flusso di lavoro ben definito, normalmente affidato all’amministrazione vendite, che va dalla ricezione dell’ordine, alla sua digitalizzazione, fino all’inserimento nel sistema informatico per la sua corretta gestione. Questo processo, curato in ogni dettaglio, è essenziale per assicurare la continuità operativa dell’azienda e per evitare possibili problemi come ritardi di consegna, errori di fatturazione e, in ultima analisi, la perdita di vendite, se non addirittura di clienti.

Allo stesso modo, è necessario affinare e strutturare un processo di ricezione e di gestione delle SDS in ingresso. Un tale processo dovrebbe comprendere la ricezione tempestiva delle SDS dai fornitori, la loro digitalizzazione per garantire un facile accesso e ricerca, l’aggiornamento continuo in base a nuove versioni o a modifiche normative, e infine la formazione dei lavoratori sul loro corretto utilizzo.

Il ruolo della digitalizzazione

In questo contesto, che può sembrare un consueto processo di supply chain, emerge inoltre una particolarità di cui si dovrebbe tener conto da subito: affinché il processo di gestione delle SDS sia realmente efficiente, non è sufficiente che ci si accontenti della semplice ricezione e archiviazione dei documenti (le SDS, che contengono tantissime informazioni di dettaglio, vengono normalmente rese disponibili come semplici PDF).

E’ anche necessario che i documenti ricevuti vengano digitalizzati, ovvero che le informazioni più importanti vengano “estratte” dai documenti e trasformate in “informazioni digitali classificate” in modo da essere utilizzate in elaborazioni successive, quali ricerche, report e analisi. Inoltre, la digitalizzazione dei dati consente di integrare le informazioni delle SDS nel sistema informativo dell’azienda, facilitando così la gestione del rischio chimico, la compliance con le normative in vigore, nonché fornire dati rilevanti — e, soprattutto, tracciabili e misurabili — per il reporting di sostenibilità.

Data la tipologia e la quantità delle informazioni che è importante digitalizzare, il loro caricamento manuale nel sistema di gestione non è sostenibile, in quanto sarebbe troppo oneroso e non sufficientemente affidabile (i dati da caricare sarebbero decine, quando non centinaia, per ogni SDS ricevuta). E’ quindi essenziale che il sistema di gestione delle SDS sia in grado, alla loro ricezione, di sottoporre i documenti ad un processo di digitalizzazione automatica.

Conclusioni

In conclusione, è necessario che l’alta direzione di un’azienda — se non lo ha già fatto — comprenda l’importanza di un processo di ricezione e gestione delle SDS ben definito ed efficiente, e si faccia parte diligente affinché esso sia correttamente implementato. Ignorare questa realtà può comportare rischi gravi, dal punto di vista operativo, reputazionale e legale. Al contrario, un’attenzione proattiva a questo processo rappresenta un elemento distintivo di responsabilità e di eccellenza aziendale.

Oggi, grazie all’evoluzione della Digital Transformation, esistono servizi, metodologie e tecnologie che permettono di semplificare e rendere efficiente anche questo processo in modi che fino a pochi anni fa non erano disponibili. Strumenti come intelligenza artificiale, automazione dei processi e soluzioni cloud offrono nuove opportunità per migliorare la gestione delle SDS. Queste soluzioni innovative permettono di automatizzare l’intero processo di ricezione, digitalizzazione e gestione delle SDS, riducendo così il tempo, gli sforzi necessari e aumentando l’efficienza.

Inoltre, aiutano a garantire che tutte le SDS siano sempre presenti e aggiornate, non solo per i nuovi prodotti da acquistare, ma anche per quanto riguarda le nuove versioni delle SDS dei prodotti in uso, emesse dai produttori chimici per adattarle alle frequenti modifiche normative. Questo assicura che l’azienda sia sempre conforme alle normative in vigore e che i lavoratori abbiano sempre accesso alle informazioni più recenti e pertinenti per la loro sicurezza.

Non c’è quindi scusa per non affrontare e risolvere il problema della inadeguatezza del processo di ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS. Le soluzioni sono a portata di mano e i benefici, che si tratti delle esigenze aziendali in termini di sicurezza, di compliance normativa e commerciale, nonché di sostenibilità, sono troppo grandi per essere ignorati. L’implementazione di un processo efficace di gestione delle SDS dovrebbe essere una priorità per ogni azienda responsabile.

Roberto Di Martino

Every Software Solutions

CEO & Solutions Manager

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