Ottimizza il tuo Archivio SDS
Il processo di Start up
Organizza il tuo archivio SDS con il nostro processo di startup. Dalla raccolta alla digitalizzazione, ci occupiamo di tutto per garantire un archivio efficiente e aggiornato.
Un archivio delle SDS organizzato
Il primo passo per una corretta gestione delle Schede Dati di Sicurezza
Per la creazione dell’archivio iniziale delle SDS in SDS-FullService, si procede con la raccolta e la verifica delle SDS già presenti negli stabilimenti, la digitalizzazione, il censimento e la conseguente pulizia delle SDS duplicate o obsolete, oltre alla ricerca di nuove versioni presso i fornitori.
Start up
1 →
Censimento e Caricamento iniziale delle SDS
Indicizzazione base
2 →
Assessment SDS
Catalogazione & Assessment
3 →
Pulizia SDS duplicate o obsolete
Cleaning
4 →
Ricerca SDS mancanti e nuove versioni
Ricerca & Caricamento
5
Digitalizzazione completa e archiviazione delle SDS
Indicizzazione
Come riorganizzare e mettere ordine nell’archivio delle tue SDS?
Archiviare le Schede Dati di Sicurezza (SDS) in cartelle e organizzarle tramite file Excel è un metodo spesso utilizzato, ma che presenta limiti nell’affidabilità delle informazioni, oltre ad essere una attività manuale e molto dispendiosa in termini di tempo.
La gestione delle SDS e dei relativi dati chimici costituisce un patrimonio informativo aziendale che non può essere gestito tramite cartelle e file di difficile sincronizzazione, aggiornamento e ricerca.
Il processo di Start up di SDS-FullService permette di centralizzare rapidamente tutti i tuoi documenti e dati essenziali per permetterti una visione globale del tuo portfolio SDS e di scegliere ed eseguire le azioni più opportune.
Hai un tuo archivio con dati delle SDS che vuoi recuperare? SDS-FullService, in fase di start up, prevede specifiche funzionalità per l’importazione di dati già presenti in fogli di lavoro aziendali.
I processi di Start up di SDS-FullService
Grazie alle soluzioni SDS-FullService e a una metodologia consolidata nel tempo, siamo in grado, in pochi giorni, di censire e catalogare tutte le Schede Dati di Sicurezza presenti in azienda.
Censimento e Caricamento inziale delle SDS
Dopo aver raccolto le SDS, queste vengono convogliate verso il processo di Digitalizzazione automatica, in grado di indicizzare automaticamente i dati contenuti nei PDF delle SDS e caricarli in un database aziendale centralizzato da cui si potrà procedere con il servizio di Catalogazione ed Assessment.
Catalogazione & Assessment SDS
A valle del censimento e caricamento iniziale delle SDS, con il processo di Catalogazione e Assessment sarà possibile:
Evidenziare le Schede Dati di Sicurezza duplicate
Riconoscere le SDS obsolete (quelle con data di emissione/revisione antecedente alla più recente)
Identificare le SDS relative a prodotti non più in uso
Valutare lo stato di aggiornamento delle SDS per ogni sito produttivo e per ogni fornitore/produttore
Programmare (qualora necessario) le attività di aggiornamento delle Schede Dati di Sicurezza, cioè le richieste da fare ai fornitori/produttori per ricevere eventuali aggiornamenti
Cleaning e Ricerca SDS
Una volta censite e riordinate tutte le SDS, si può procedere con la pulizia di quelle duplicate o inutili e all’accantonamento delle SDS obsolete o non più in uso.
E’ inoltre possibile ottenere le versioni più aggiornate delle SDS per i prodotti chimici usati affidandosi al servizio di Ricerca e Caricamento di SDS-FullService che procede autonomamente a reperire le Schede Dati di Sicurezza che servono, contattando direttamente il fornitore/produttore.
Ottenimento del Database centralizzato delle TUE Schede Dati di Sicurezza
(Per visualizzare correttamente il video è necessario accettare i cookie di “Esperienza”)
Al termine del processo di Start up l’azienda dispone finalmente di un archivio organizzato e pulito delle SDS, è quindi possibile proseguire con la digitalizzazione automatica di tutte le informazioni necessarie per la gestione delle sostanze e miscele.
La creazione dell’archivio iniziale delle SDS è il primo passo necessario per affrontare la trasformazione digitale del processo di Gestione delle SDS. (Potete approfondire il tema su come affrontare la digitalizzazione del processo di gestione delle SDS leggendo il nostro articolo).
Scopri come ordinare il tuo archivio SDS!
Un percorso per imparare attraverso esempi e casi concreti
Scarica il White Paper del Servizio di Catalogazione & Assessment SDS per avere maggiori informazioni, approfondimenti ed esempi pratici!
(Disponibile solo in italiano)
Altri documenti di interesse:
Leggi il nostro articolo La gestione dell’archivio delle SDS: Digitalizzare, riodinare e ottimizzare la circolazione dei documenti in azienda
Articolo pubblicato sulla rivista Cosmetic Technology (Novembre – Dicembre 2019)
Risultati di un analisi di Catalogazione & Assessment SDS
È stata condotta un’analisi del materiale documentale (SDS) in un’azienda con tre siti produttivi, con le SDS archiviate in tre cartelle di rete contenenti 713 documenti.
Tale azienda è considerata essere rappresentativa delle società mediamente presenti sul mercato italiano.
Sono di seguito presentati solo alcuni risultati relativi all’analisi documentale che è stata condotta.
Distribuzione delle SDS per sito produttivo
Questa è la rappresentazione della distribuzione delle SDS per ogni sito di produzione di un azienda. Le Schede Dati di Sicurezza provengono da tre cartelle di rete contenenti 713 documenti.
Sono state esaminate 713 SDS in totale ed è stata accertata la distribuzione nei 3 siti relativi alla medesima società.
- il sito 1 dispone della maggior parte delle SDS (> l’80%)
- il sito 2 dispone di un centinaio di SDS (<20%)
- il sito 3 solo poche decine (<5%).
Distribuzione di ciascun fornitore
Dall’analisi è possibile evidenziare la distribuzione dei fornitori presso i vari Siti.
In questo esempio, si vede il dettaglio dei produttori con il numero di SDS del Sito 2.
Ripartizione delle SDS per fornitore
La distribuzione sulla lista A-B-C delle SDS per fornitore del documento è rappresentato in questa figura; essa conta 133 nominativi: i primi 27 (il 20%) sono fornitori di ben il 75% delle SDS.
Distribuzione delle SDS per anno e per fabbricante
È stata elaborata anche un’analisi che ha consentito di suddividere i documenti per fornitore, per l’anno a cui risalgono le Schede Dati di Sicurezza possedute e viceversa.
L’analisi della revisione delle varie SDS possedute permette di calcolare, a livello totale e per Sito, la distribuzione nel tempo rispetto alla loro emissione, oltre una scansione anno per anno.
Indice di vetustà delle Schede Dati di Sicurezza
È inoltre possibile calcolare l’indice di vetustà delle SDS, ovvero il numero di anni/mesi medi trascorsi tra la data di revisione (riportata sul documento) e la data corrente.
Questo dato è ottenibile a livello generale, per Sito e per fornitore di SDS. Con questo indice si può comprendere velocemente lo stato di aggiornamento medio del proprio portafoglio di SDS.
Un buon indice di vetustà è circa pari a 2, il che significa che, mediamente, le SDS che si possiedono sono state aggiornate nell’anno corrente o in quello precedente.
In questo caso si rileva che è di quasi 4 anni e mezzo.
Duplicazione delle SDS
Un altro risultato significativo è quello che consente di evidenziare la duplicazione delle SDS possedute, ovvero la situazione in cui sono presenti più documenti relativi allo stesso prodotto, dello stesso fornitore e redatti nella medesima lingua, sia che abbiano la stessa data di revisione sia con date di revisione differenti.
Uno specifico report indica tutti i casi di questo tipo e permette di analizzare le specifiche situazioni.
Nel primo caso si notano ben 7 SDS presenti nella cartella del SITO_1, con 5 diverse date di revisione.
Nel secondo caso si nota che nel SITO_1 sono presenti 2 SDS, con diverse date di revisione, ma si determina anche che SITO_3 è in possesso della sola versione “vecchia” della SDS, il che farebbe concludere che presso questo sito non è stato reso disponibile l’aggiornamento del documento.
Una volta identificate, vengono eliminate le SDS duplicate e viene mantenuto un solo documento, quello con la data di revisione più recente.
Le SDS duplicate, in diversi casi, facevano operare i responsabili di alcuni Siti dell’azienda con SDS più vecchie di quelle già in possesso dei colleghi di altri Siti.
Report delle SDS duplicate
SDS duplicate dello stesso prodotto
SDS duplicate in vari siti di produzione
Risultati del processo di demoltiplica
Il numero delle SDS che persistono a valle dell’eliminazione dei duplicati è di 554 documenti, con una riduzione superiore al 22%.
Grazie all’eliminazione delle SDS più vecchie, nei casi di SDS duplicate, anche l’indice di vetustà risulta migliorato, passando da circa 4,5 anni a poco più di 3,5 anni (Figura 9).
A fronte dell’eliminazione delle SDS duplicate, si vede che solo nel caso di un singolo prodotto sono presenti 2 SDS e, come si nota nel relativo dettaglio, ciò è corretto, in quanto si tratta dello stesso prodotto (nel caso reale era una sostanza) proveniente da due diversi produttori.
L’azienda è ora in possesso di dati “ripuliti” per valutare se e come procedere con un’attività di aggiornamento del portfolio delle SDS possedute.
SDS-FullService per la gestione delle Schede Dati di Sicurezza (SDS)
Indicizzazione delle SDS
Estrazione e digitalizzazione automatica delle informazioni dalle Schede Dati di Sicurezza (SDS)
Raccoglitore e gestore centralizzato SDS
Raccoglitore centralizzato e aggiornato delle tue Schede di Sicurezza (SDS): tutta l’azienda può accedere e gestire i dati dei prodotti chimici
Controllo continuativo delle MRSL
Monitoraggio continuo delle tue sostanze pericolose con controllo incrociato con le MRSL di tuo interesse e notifiche automatiche delle variazioni intervenute
Accesso alle SDS per tutti gli utenti
Accesso alle SDS per tutti i lavoratori e gli utenti autorizzati
Consegna automatica delle SDS
Consegna automatica e sicura delle SDS ai clienti e a tutti i destinatari dei prodotti, rispetta il reg. REACH e le raccomandazioni di CEFIC, FECC e DUCC
Ricerca e caricamento delle SDS
Recuperiamo le SDS mancanti oppure gli aggiornamenti necessari contattando il fornitore
Servizi di Start up
Digitalizziamo, censiamo e cataloghiamo le SDS presenti in azienda, eliminando i duplicati, quelle inutili e quelle obsolete, oltre a ricercare le SDS mancanti e le nuove versioni
Servizi Professionali
I servizi dei nostri Partner chimico-regolatori: un team di esperti REACH, CLP, normative ambientali, salute e sicurezza
Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!
Benefici delle Soluzioni Cloud SDS-FullService
Disponibilità 24/7
Disponibile 24 h al giorno, 7 giorni alla settimana. Accedi alle informazioni quando serve, ovunque ti trovi.
Una soluzione scalabile e di rapida implementazione
Disponibile in diverse configurazioni adatta a tutte le aziende, anche con SSO per fornire e revocare automaticamente l'accesso ai dipendenti.
Facilità d'uso
Usa il servizio immediatamente, senza attività di training.
Rapido ritorno dell'investimento
Riduci le attività manuali time-consuming e automatizza la gestione delle SDS.
Tutorial & Interfaccia
Interfaccia Multilingue, Tutorial con filmati che illustrano il funzionamento del servizio.
Low cost of ownership
Senza software da installare o mantenere, con accesso immediato alle nuove implementazioni e funzionalità.