Distribuzione delle SDS, Compliance e Livelli di servizio
Sostenibilità responsabile e tracciabilità per l’intera filiera
Manica Spa
La consegna a norma delle Schede Dati di Sicurezza (SDS) è un compito delicato e complesso allo stesso tempo. Gestire manualmente l’invio di questi documenti ai clienti richiede un grande sforzo in termini di risorse e comporta significativi rischi di errore. Le complesse esigenze della clientela e la necessità di conformarsi alle normative generano un onere continuo di attività per l’identificazione delle spedizioni che richiedono una SDS e per la loro selezione. Inoltre, le Schede Dati di Sicurezza sono soggette a revisioni nel tempo che comportano nuovi invii.
Manica ha risolto queste criticità ormai da tempo in quanto, fin dal 2012, si è impegnata in un progetto di implementazione della consegna automatica e digitale delle SDS, adottando la soluzione Share-SDS Delivery di Every Software Solutions. Questo, oltre a fornire un elevato livello di servizio alla clientela, le ha permesso di ottenere la completa tracciabilità del processo e di raggiungere obiettivi misurabili, come evidenziato nel suo primo bilancio di sostenibilità.
“I nostri clienti sono al centro del nostro impegno, sia per la qualità dei prodotti offerti, sia per l’attenzione che poniamo nel ridurre al minimo i rischi connessi all’utilizzo dei nostri prodotti. Fornire le corrette informazioni per la salvaguardia della sicurezza, nei modi e nei tempi richiesti dalle norme, è per noi un compito inderogabile. Con Share-SDS Delivery, oltre a realizzare in modo ottimale tale compito, abbiamo la possibilità di monitorare l’avvenuta lettura delle SDS da parte dei nostri clienti e di effettuare in modo proattivo e automatico gli eventuali solleciti in caso di ritardi nell’apertura di documenti così importanti.”
Silvia Manica
Responsabile Logistica Italia
Manica e la sua filosofia
Manica Spa, importante produttore italiano di agrofarmaci rameici e concimi per l’agricoltura e solfato di rame per l’industria e la zootecnia, esporta composti e prodotti chimici a base di rame in più di 70 Paesi nel mondo.
Il Gruppo controlla anche l’industria Omicron che produce ossicloruro di rame per il mercato spagnolo, interamente gestita dalla filiale commerciale Manica Cobre, con sede a Barcellona.
L’azienda ha adottato la “chimica verde” come filosofia, rispettando la natura e le risorse, senza comprometterne l’integrità.
Ha inoltre raggiunto l’ambizioso obiettivo di redigere il suo primo bilancio di sostenibilità. Questo atto volontario sottolinea il ruolo di Manica nel settore degli Agrofarmaci, confermando la sua dedizione a fornire prodotti di elevato standard qualitativo, in piena conformità alle norme che tutelano l’ambiente, la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro e lungo la sua filiera.
“Manica, secondo quanto previsto dal Regolamento (CE) n.1907/2006 (REACH) artt.31.1 e 36, ha implementato internamente, con un fornitore specifico, un sistema di invio telematico delle SDS (Schede dati di sicurezza). Tale sistema legge, attraverso una crittografia dell’area, i codici dei prodotti venduti al cliente ed invia, via mail, le schede di sicurezza aggiornate al cliente finale. Questo sistema fornisce al cliente sempre la scheda di sicurezza aggiornata provvedendo a fornire le informazioni necessarie e normative essenziali nell’utilizzo del prodotto finale. Il sistema, fino a quando il cliente non scarica il documento, provvede ad inviare giornalmente e sollecitare il cliente nell’apertura e scarico della scheda di sicurezza.”
Paragrafo dedicato alla “Tracciabilità della filiera produttiva” nel Bilancio di Sostenibilità 2021 di Manica
2012: Manica automatizza il Processo di distribuzione delle SDS
Manica da sempre ha posto la massima attenzione alla salute e alla sicurezza di chi utilizza i suoi prodotti e questo l’ha portata presto a rendersi conto che il processo di distribuzione delle SDS doveva essere automatizzato. La tipologia dei clienti e dei prodotti offerti richiedeva una faticosa e costante attività per l’identificazione delle vendite che necessitavano di una SDS e per la selezione delle stesse in base al prodotto venduto, al destinatario e al Paese di destinazione. Inoltre, le operazioni si moltiplicavano quando le SDS subivano revisioni significative che comportavano ulteriori invii.
Perché Share-SDS Delivery
Per raggiungere l’obiettivo di automatizzare e rendere affidabile il processo di distribuzione delle Schede Dati di Sicurezza, riducendo nel contempo tempi, costi e rischi connessi ad una gestione manuale, l’azienda ha scelto di collaborare con Every Software Solutions e adottare la soluzione cloud Share-SDS Delivery.
Share-SDS Delivery automatizza tutte le fasi del processo di distribuzione delle SDS:
identificazione nei DDT delle voci di vendita che necessitano di una SDS
selezione delle SDS associate al prodotto venduto e al cliente
verifica della necessità di invio delle SDS e delle revisioni
notifica al cliente della disponibilità di una SDS
invio di solleciti in caso di mancata ricezione
tracciabilità della consegna e della avvenuta ricezione
“Gestire manualmente tali attività richiedeva uno sforzo non più sostenibile, oltre ai possibili rischi”
Renato Rosà
Responsabile HSEQ e Regulatory
Le attività di revisione delle SDS innescano automaticamente l’invio a tutti i destinatari che hanno acquistato i prodotti negli ultimi 12 mesi (come previsto dall’art. 31.9 del reg. REACH). Share-SDS Delivery effettua questo servizio in totale autonomia nel momento in cui viene caricata una nuova versione di SDS nel sistema.
Il Monitor centralizzato di Share-SDS Delivery offre il pieno controllo e la ricercabilità immediata sia delle consegne in corso che di quelle già effettuate.
Questo significa che con una sola interfaccia, Manica può conoscere lo stato di tutte le trasmissioni, a qualunque destinatario, qualunque sia il canale di invio utilizzato.
Verso un Futuro più Sicuro per Tutti
Quello che più ha apprezzato Manica di Share-SDS Delivery è la sua completezza funzionale, associata alla sua immediatezza e facilità d’uso. Una soluzione che ha dimostrato di essere efficiente e affidabile nel tempo.
“Quello che più sorprende di Share-SDS Delivery è la sua immediatezza e facilità d’uso.”
Renato Rosà
Responsabile HSEQ e Regulatory
L’automazione del processo di distribuzione delle SDS ai propri clienti, in piena conformità alle normative, ha permesso a Manica di confermare il proprio impegno in termini di responsabilità sociale e di attenzione al cliente, riducendo al contempo i rischi di sanzioni amministrative, i rischi penali e imprenditoriali.
Un altro fattore di vantaggio ampiamente apprezzato, anche dai clienti dell’azienda, è stato quello di poter offrire ad ogni destinatario un proprio archivio Cloud gratuito con tutte e sole le SDS di competenza e con la cronologia delle revisioni ricevute.
Con l’aiuto di Share-SDS Delivery, Manica ha ridotto il carico di lavoro a livello organizzativo, ha efficientato tutto il processo di distribuzione a norma delle SDS, ha migliorato il livello di servizio ai clienti raggiungendo nel contempo la piena conformità normativa.
“L’obiettivo pienamente raggiunto da Manica è stato di rivedere in poco tempo l’intero processo di distribuzione ai clienti delle Schede di Sicurezza, risparmiando tempo delle persone coinvolte e costi, aumentando nel contempo la sicurezza del processo e la garanzia di conformità alle normative italiane e internazionali.”
Renato Rosà
Responsabile HSEQ e Regulatory
Diamo un po’ di numeri (dati rilevati a Ottobre 2023)
Ad oggi Share-SDS Delivery ha permesso a Manica di inviare più di 55.000 SDS a oltre 3.000 clienti, tra nazionali ed esteri.
Come previsto dalla normativa REACH le nuove versioni, derivanti da una attenta e costante attività di revisione delle SDS, innescano automaticamente l’invio a tutti i clienti interessati e generano migliaia di invii all’anno che Share-SDS Delivery gestisce in piena autonomia.
Oltre alle SDS, Manica ha utilizzato la piattaforma per l’invio di oltre 22.000 comunicazioni di carattere normativo pertinente alle SDS, ad esempio per modifiche di etichette.
Alla data oltre 200 clienti di Manica hanno accesso gratuito a un loro ambiente Cloud dedicato, fornito da Every Software Solutions, contenente tutte le SDS ricevute con il relativo storico delle revisioni.
È degno di nota evidenziare che i clienti che hanno scelto di attivare il loro archivio Cloud delle SDS, possono ricevere, su questa stessa piattaforma, anche le SDS inviate da altri loro fornitori che usano Share-SDS Delivery (elemento ampiamente gradito da tutti i clienti che lo utilizzano).
Conclusioni: Sostenibilità Attraverso Innovazione
L’impegno di Manica per la sicurezza dei clienti e l’attenuazione dei rischi connessi all’utilizzo dei propri prodotti ha generato un forte legame di fiducia e valore. La tracciabilità della filiera e il monitoraggio delle SDS riflettono il suo impegno genuino verso la sostenibilità, evidenziando come la collaborazione con Every Software Solutions abbia contribuito a creare una storia di successo che può servire da esempio ed ispirazione.
“L’utilizzo di Share-SDS Delivery conferma il nostro impegno in termini di responsabilità sociale e attenzione al cliente.”
Silvia Manica
Responsabile Logistica Italia
