Il ruolo critico delle SDS

Le SDS, infatti, contengono informazioni dettagliate sui prodotti chimici acquistati e utilizzati all’interno dell’azienda, tra cui le proprietà fisiche e chimiche, i rischi per la salute e l’ambiente, le misure di prevenzione e le precauzioni per l’uso sicuro. Se non correttamente ricevute e gestite, l’impresa può incorrere in gravi rischi.

L’importanza di un processo ben definito

Nonostante la sua evidente importanza, il processo di ricezione e gestione delle SDS è spesso trascurato o non chiaramente affidato a un responsabile. Ciò rappresenta un errore strategico. Infatti, la governance di un’azienda non dovrebbe permettersi di gestire in modo destrutturato un processo aziendale così rilevante.

Prendiamo ad esempio la gestione degli ordini ricevuti dai clienti: in ogni azienda tale processo è stato affinato e strutturato in modo da garantire che non si perda alcun documento. Si è creato un flusso di lavoro ben definito, normalmente affidato all’amministrazione vendite, che va dalla ricezione dell’ordine, alla sua digitalizzazione, fino all’inserimento nel sistema informatico per la sua corretta gestione. Questo processo, curato in ogni dettaglio, è essenziale per assicurare la continuità operativa dell’azienda e per evitare possibili problemi come ritardi di consegna, errori di fatturazione e, in ultima analisi, la perdita di vendite, se non addirittura di clienti.

Allo stesso modo, è necessario affinare e strutturare un processo di ricezione e di gestione delle SDS in ingresso. Un tale processo dovrebbe comprendere la ricezione tempestiva delle SDS dai fornitori, la loro digitalizzazione per garantire un facile accesso e ricerca, l’aggiornamento continuo in base a nuove versioni o a modifiche normative, e infine la formazione dei lavoratori sul loro corretto utilizzo.

Il ruolo della digitalizzazione

In questo contesto, che può sembrare un consueto processo di supply chain, emerge inoltre una particolarità di cui si dovrebbe tener conto da subito: affinché il processo di gestione delle SDS sia realmente efficiente, non è sufficiente che ci si accontenti della semplice ricezione e archiviazione dei documenti (le SDS, che contengono tantissime informazioni di dettaglio, vengono normalmente rese disponibili come semplici PDF).

E’ anche necessario che i documenti ricevuti vengano digitalizzati, ovvero che le informazioni più importanti vengano “estratte” dai documenti e trasformate in “informazioni digitali classificate” in modo da essere utilizzate in elaborazioni successive, quali ricerche, report e analisi. Inoltre, la digitalizzazione dei dati consente di integrare le informazioni delle SDS nel sistema informativo dell’azienda, facilitando così la gestione del rischio chimico, la compliance con le normative in vigore, nonché fornire dati rilevanti — e, soprattutto, tracciabili e misurabili — per il reporting di sostenibilità.

Data la tipologia e la quantità delle informazioni che è importante digitalizzare, il loro caricamento manuale nel sistema di gestione non è sostenibile, in quanto sarebbe troppo oneroso e non sufficientemente affidabile (i dati da caricare sarebbero decine, quando non centinaia, per ogni SDS ricevuta). E’ quindi essenziale che il sistema di gestione delle SDS sia in grado, alla loro ricezione, di sottoporre i documenti ad un processo di digitalizzazione automatica.

Conclusioni

In conclusione, è necessario che l’alta direzione di un’azienda — se non lo ha già fatto — comprenda l’importanza di un processo di ricezione e gestione delle SDS ben definito ed efficiente, e si faccia parte diligente affinché esso sia correttamente implementato. Ignorare questa realtà può comportare rischi gravi, dal punto di vista operativo, reputazionale e legale. Al contrario, un’attenzione proattiva a questo processo rappresenta un elemento distintivo di responsabilità e di eccellenza aziendale.

Oggi, grazie all’evoluzione della Digital Transformation, esistono servizi, metodologie e tecnologie che permettono di semplificare e rendere efficiente anche questo processo in modi che fino a pochi anni fa non erano disponibili. Strumenti come intelligenza artificiale, automazione dei processi e soluzioni cloud offrono nuove opportunità per migliorare la gestione delle SDS. Queste soluzioni innovative permettono di automatizzare l’intero processo di ricezione, digitalizzazione e gestione delle SDS, riducendo così il tempo, gli sforzi necessari e aumentando l’efficienza.

Inoltre, aiutano a garantire che tutte le SDS siano sempre presenti e aggiornate, non solo per i nuovi prodotti da acquistare, ma anche per quanto riguarda le nuove versioni delle SDS dei prodotti in uso, emesse dai produttori chimici per adattarle alle frequenti modifiche normative. Questo assicura che l’azienda sia sempre conforme alle normative in vigore e che i lavoratori abbiano sempre accesso alle informazioni più recenti e pertinenti per la loro sicurezza.

Non c’è quindi scusa per non affrontare e risolvere il problema della inadeguatezza del processo di ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS. Le soluzioni sono a portata di mano e i benefici, che si tratti delle esigenze aziendali in termini di sicurezza, di compliance normativa e commerciale, nonché di sostenibilità, sono troppo grandi per essere ignorati. L’implementazione di un processo efficace di gestione delle SDS dovrebbe essere una priorità per ogni azienda responsabile.

Roberto Di Martino

Every Software Solutions

CEO & Solutions Manager

Le SDS (Schede Dati di Sicurezza), i documenti in cui sono contenute le informazioni previste dal regolamento Europeo REACH sulla pericolosità delle sostanze e delle miscele chimiche, sono consegnate lungo la supply chain a corredo dei prodotti chimici acquistati.

Al fine di poter svolgere una corretta valutazione del rischio chimico e mettere a disposizione degli utilizzatori finali informazioni complete e corrette, le SDS ricevute devono essere inserite in un processo costituito da attività finalizzate alla verifica, all’utilizzo e, talvolta, all’arricchimento dei dati che vengono estratti dalle SDS. Il processo di approvazione promuove e fa avanzare nel flusso di lavoro le SDS insieme alla collezione di metadati che vengono gestiti nelle varie fasi del processo stesso.

Le attività previste richiedono figure professionali specifiche, talvolta anche esterne all’azienda, per essere eseguite.

Guidare questo processo è quindi una priorità, sia perché è fondamentale definire chi e quando sia chiamato a svolgere un determinato compito, sia perché le attività devono essere interamente definite e monitorate.

Con Share-SDS Drive il percorso svolto dalla SDS in azienda può essere guidato tramite la configurazione di un workflow approvativo.

Il workflow è costituito da un insieme di regole predisposte al fine di coordinare il flusso delle attività che costituiscono l’intero processo ed è configurato puntualmente sulle specifiche esigenze aziendali di ogni cliente.

Premesso che le esigenze delle aziende possono essere molto diverse fra loro, gli ingredienti base di un workflow sono:

Grazie alla configurazione del workflow, Share-SDS Drive permette di definire differenti tipologie di processi che si adattano al cliente in modo sartoriale, definendo uno o più flussi per la gestione di ricezione delle SDS di un nuovo prodotto (anche in fase di R&D), di ricezione dell’aggiornamento di una SDS già presente in azienda, validazione, approvazione di un ente HSE centrale, ricezione e approvazione dall’RSPP di stabilimento (ove presente) ed infine distribuzione capillare agli utilizzatori finali.

Esempio di workflow a bassa complessità:

Una volta configurato un workflow, l’azienda è in grado di coordinare la gestione di tutte le SDS e la valorizzazione dei metadati a corredo da quando arrivano in azienda a quando vengono distribuite ai lavoratori.

Oltre a tracciarne il percorso, la configurazione di un workflow tramite Share-SDS Drive permette di conoscere lo stato di lavorazione di ogni SDS monitorando:

• • quali figure professionali abbiano lavorato sul documento e sui metadati,
  • quali attività siano state svolte (dettagliatamente su tutti i metadati),
  • in quale momento le attività siano state svolte ,
  • quali azioni le attività abbiano generato.

Viene fornita inoltre una funzionalità che permette di verificare la valorizzazione di tutti i metadati durante l’intero percorso, permettendo di risalire ad ogni attività svolta sul documento.

Il corretto utilizzo delle funzionalità di workflow, unito alla possibilità di accedere alle SDS secondo differenti livelli di autorizzazione, è la base per definire una visualizzazione selettiva delle Schede Dati di Sicurezza.

In questo scenario ogni figura professionale, in funzione del ruolo ricoperto, potrà essere autorizzata ad agire sul documento che gli compete nel momento in cui è necessario. Un utente che ricopre il ruolo di Validatore potrà, ad esempio, vedere la SDS durante tutto il percorso; il Medico competente potrà vedere la SDS solo dopo che è stata caricata e validata; gli utenti abilitati in sola lettura, come Capi reparto e Lavoratori, vedranno l’SDS solo al termine del percorso approvativo previsto dall’azienda.