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Digitalizzazione e Sostenibilità

Digitalizzazione e Sostenibilità

Digitalizzazione e Sostenibilità

12/05/2021 – Il Sole 24 Ore

Immaginate di dover cercare informazioni importanti – vitali per la sicurezza, per la sostenibilità e per il business – individuando nomi e codici tra migliaia e migliaia di pagine, aprendo uno ad uno centinaia di PDF archiviati in cartelle di rete.

Immaginate che dobbiate annotarvi queste informazioni manualmente, trascrivendole o facendo migliaia, decine di migliaia, di “copia/incolla” tra i PDF e un foglio elettronico.

Immaginate che, mentre fate questo lavoro, una parte dei documenti su cui state lavorando venga sostituita perché si ricevono delle versioni aggiornate.

Immaginate di dover controllare la presenza incrociata dei dati presenti in quei documenti in alcune liste, regolamenti e capitolati. Immaginate che questo processo non termini mai… poiché nel frattempo una parte dei documenti sono stati sostituiti e una parte dei regolamenti sono cambiati.

Sembra impossibile… ma un processo di questo genere esiste, è presente praticamente in tutte le aziende, di ogni settore e dimensione, e riguarda la gestione delle informazioni relative ai prodotti chimici pericolosi che l’azienda utilizza.

Queste informazioni arrivano con documenti specifici, le SDS (Schede Dati di Sicurezza), che di solito i fornitori inviano ai propri clienti come documenti in PDF. Ogni documento è composto da molte pagine, minimo una decina, ma talvolta molte di più, e ogni azienda ne deve gestire centinaia e a volte migliaia (dipende dal tipo e dalla dimensione dell’azienda).

Digitalizzazione e sostenibilità con SDS FullService di Every SWS

Digital Transformation: un ponte verso il futuro

Le SDS servono sia per valutare il Rischio Chimico, sia per determinare gli Indici di Sostenibilità, sia per controllare la conformità con le norme vigenti in materia di Salute, Sicurezza e Ambiente, sia per confermare ai clienti la conformità con i loro Capitolati in materia di sostanze chimiche proscritte.

Per Every Software Solutions la digitalizzazione dei dati è la leva per vincere le sfide di Sostenibilità, Salute, Sicurezza e Ambiente

Every Software Solutions, specializzata in servizi Cloud riguardanti la gestione di processi basati sulla digitalizzazione dei documenti aziendali, per creare efficienza in questo contesto propone Share-SDS Drive, una Soluzione che parte da un presupposto: trasformare le informazioni contenute nelle SDS in DATI DIGITALI, elaborabili mediante strumenti informatici. Rendendole così archiviabili, ricercabili e confrontabili con automatismi altrimenti impossibili.

Per rendere efficiente questa Soluzione, Every Software Solutions ha risolto una delle principali barriere che chiunque abbia approcciato questo processo manualmente ha dovuto affrontare: il tempo occorrente per digitalizzare queste informazioni.

La tempestività del processo è ottenuta grazie ad un servizio assistito da una tecnologia – unica nel suo genere – di estrazione dei dati dalle SDS. Queste attività sono a cura di ChemParser, società della quale Every Software Solutions è co-founder. Questo servizio permette di ridurre drasticamente il tempo di digitalizzazione delle informazioni, nonché i costi e gli inevitabili errori che si commettono quando questa attività viene svolta manualmente, rendendo così ottenibili un numero di informazioni e di analisi dei dati altrimenti impossibili.

Share-SDS Drive viene utilizzato da Aziende di ogni settore (ad esempio: Industriali, Chimiche, Farmaceutiche, Fashion) e di ogni dimensione. 

Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!

La gestione dell’archivio delle SDS

La gestione dell’archivio delle SDS

La gestione dell’archivio delle SDS

Digitalizzare, riordinare e ottimizzare la circolazione dei documenti in azienda

Cosmetic Technology – 2019

Eduardo Affinito – Every Software Solutions

Riassunto

Le Schede di Dati di Sicurezza (SDS) rappresentano la fonte primaria con cui le informazioni sulla pericolosità e sulla gestione di sostanze e miscele vengono veicolate lungo la catena di approvvigionamento. A fronte di norme in continua evoluzione, e conseguentemente a una mole di dati in costante aggiornamento, spesso le aziende si trovano in difficoltà nel reperire, consultare e valutare correttamente le SDS dei prodotti chimici presenti in azienda. In alcuni casi, le difficoltà riscontrate possono essere causate dal mancato invio dei documenti (sia come primo invio sia come invio sistematico delle revisioni successive) da parte dei fornitori di materie prime e dalla mancanza di un efficace controllo di diverse versioni della stessa SDS, in molti casi sparse tra le sedi o i reparti dell’azienda.
Sono di seguito presentati i risultati di un’analisi dei dati chiave riguardanti le SDS di sostanze e miscele condotta all’interno in un’azienda realmente presente sul mercato, al fine di dimostrare come una gestione digitale di tali documenti possa semplificare e ottimizzare la circolazione e l’utilizzo di informazioni univoche, aggiornate e corrette.

La digitalizzazione dei documenti con SDS FullService

Introduzione

Nel corso degli anni di attività, le aziende in generale, e così anche le aziende cosmetiche, ricevono dai propri fornitori numerose Schede di Dati di Sicurezza (SDS) relative alle sostanze chimiche e alle miscele che vengono acquistate. Conformemente alla normativa che disciplina le SDS (il Regolamento (CE) n.1906/2007 (1)), esse vengono fornite, su carta o in forma elettronica, entro a data di fornitura della sostanza o della miscela oggetto della SDS. Successivamente, le SDS vengono sottoposte a revisione (i) non appena si rendono disponibili nuove informazioni che possono incidere sulle misure di gestione dei rischi o nuove informazioni sui pericoli; (ii) qualora sia stata rilasciata o rifiutata un’autorizzazione, (iii) qualora sia stata imposta una restrizione (1) e, oltre a questi casi previsti dalla norma, ogni qualvolta il fornitore ritenga opportuno trasmettere delle versioni aggiornate, apportando le modifiche del caso.

Nella valutazione dei rischi richiesta ai sensi del D.lgs. 9 Aprile 2008 n. 81 (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro, TUSL), il datore di lavoro determina preliminarmente l’eventuale presenza di agenti chimici pericolosi sul luogo di lavoro e valuta anche i rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori derivanti dalla presenza di tali agenti, prendendo in considerazione, in particolare (e tra gli altri elementi): a) le loro proprietà pericolose; b) le informazioni sulla salute e sicurezza comunicate dal fornitore tramite la relativa SDS.

Inoltre, ai sensi del TUSL, i datori di lavoro garantiscono che i lavoratori o i loro rappresentanti dispongano dell’accesso a ogni SDS messa a disposizione dal fornitore (2). Parimenti, il Regolamento (CE) n.1907/2006 stabilisce che i datori di lavoro mettano a disposizione le SDS (o i documenti informativi laddove non sia obbligatoria l’emissione di una SDS) di sostanze e miscele a tutti i lavoratori che le utilizzano o che possono esserne esposti nel corso della loro attività professionale (1).

In questo quadro, dove è facile intravedere un’ampia movimentazione di documenti in una versione auspicabilmente sempre più ricca di informazioni e aggiornata, una corretta e accurata archiviazione rappresenta sicuramente il punto di partenza per ogni processo organizzativo che l’azienda intenda impostare.

Inoltre, con l’arrivo delle nuove versioni occorrerebbe averle immediatamente a disposizione in modo da accertare quali sono gli elementi che sono stati variati e come essi incidono nelle valutazioni redatte in azienda. Tuttavia, le precedenti SDS non devono essere cancellate, in quanto potrebbe essere necessario dimostrare che si era in possesso, in un certo periodo, della versione precedente. Ai sensi della normativa vigente (1), ciascun attore riunisce tutte le informazioni di cui necessita per assolvere gli obblighi che gli impone la normativa e ne assicura la disponibilità per un periodo di tempo di almeno dieci anni dopo che ha fabbricato, importato, fornito o utilizzato per l’ultima volta la sostanza o la miscela, quindi anche in caso di dismissione dell’uso di un particolare prodotto.

L’archiviazione delle SDS “in proprio”

Inizialmente, una larga parte delle aziende si organizza creando una cartella in un disco della rete informatica dell’azienda, accessibile da parte del personale autorizzato, dove vengono depositati i documenti (normalmente in formato PDF) man mano che vengono trasmessi dai fornitori.

Con il passare del tempo, i documenti a disposizione aumentano e può diventare sempre più difficile archiviarli in una maniera utile e inequivocabilmente comprensibile, oltre a reperirli. Il riconoscimento dei file utilizzando il solo nome diventa praticamente impossibile, poiché ogni fornitore utilizza uno standard di nomenclatura differente; dunque, si cerca di sopperire suddividendo le SDS in diverse cartelle di rete, che però iniziano presto a proliferare. Nei casi più frequenti viene creata una cartella per ogni produttore, in modo da ripartire la massa di documenti in tanti piccoli pezzi, meglio gestibili.

Non è raro trovare aziende che, a fronte dell’uso in produzione di qualche centinaio di prodotti che sono corredati da una SDS, abbiano un centinaio di cartelle di rete contenenti un paio di migliaia di documenti.

In taluni casi, l’azienda sceglie di organizzarsi dotando ogni reparto di produzione o stabilimento delle sole SDS di propria competenza (concetto in linea di principio corretto, anche per evitare la sovrainformazione causata dall’accesso indiscriminato di chiunque a informazioni non di propria competenza o interesse). Così facendo, la questione si complica ulteriormente. È infatti usuale che i documenti in PDF vengano allocati in diverse cartelle, per cui, quando arriva una nuova versione di una SDS, quest’ultima dovrebbe essere distribuita in varie sottocartelle. Oppure, ancora, nei casi in cui vengono trasmesse in azienda diverse versioni relative a diverse lingue della stessa SDS (immaginiamo il caso di un distributore di materie prime che non realizza opera di rebranding, che rivenderà il prodotto su mercati diversi e che riceve dal proprio fornitore versioni diverse dello stesso documento, contrassegnato da nomi o date diverse), che contribuiscono alla moltiplicazione dei documenti archiviati e, parimenti, alla confusione.

Inoltre, le varie prassi di consegna adottate dai vari fornitori fanno sì che qualsiasi procedura organizzativa sia ulteriormente articolata: talvolta le SDS vengono consegnate all’ufficio acquisti, talvolta all’RSPP dell’azienda (Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione), altre volte vengono consegnate con le merci e quindi vengono ricevute direttamente nei vari stabilimenti. Molte aziende hanno cercato di migliorare la propria capacità di gestione di questa complessità compilando, ad esempio, dei fogli Excel contenenti i dati caratteristici del prodotto e, nei casi più virtuosi, un link al documento memorizzato nell’opportuna cartella. Ma anche questo metodo è complesso da gestire e, nella maggior parte dei casi, se ne perde il controllo in breve tempo.

A medio termine, il risultato è più o meno sempre lo stesso: l’azienda si trova a gestire molti più documenti di quanti dovrebbe o potrebbe e le diverse persone è facile che accedano a SDS obsolete che non sono state tempestivamente aggiornate nel proprio ambiente di consultazione (cartella informatica o fisica che sia).

Così facendo, in breve tempo ci si ritrova con SDS doppie, superate o in versioni differenti nei vari siti aziendali, dando origine a confusione e possibili errori. Da qui la necessità di avere soluzioni che aiutino concretamente, con una gestione centralizzata e unificata dei documenti ricevuti e con il trattamento digitale dei dati in essi contenuti.

Si ravvisa, pertanto, la necessità di implementare un processo che permetta la gestione completa delle SDS in ingresso in azienda, che comprenda la ricezione, l’analisi dei contenuti, la verifica della rispondenza del documento ai requisiti imposti dalla normativa, la messa in evidenza degli aspetti di pericolosità eventualmente variati (e che potrebbero in taluni casi compromettere l’impiego di una data sostanza nel settore cosmetico), fino al loro utilizzo in produzione e all’eventuale archiviazione delle SDS obsolete (perché sostituite da una nuova versione) o discontinuate perché relative a prodotti dismessi dalla produzione.

A tale scopo, è stato ritenuto opportuno condurre uno studio sperimentale, mediante l’ausilio di adeguati supporti informatici, per mettere in evidenza, mediante una fotografia, qual è lo status comune della gestione documentale (e in particolare delle SDS) in un’azienda che si occupa di formulazione, al fine di individuare le strategie opportune e adottabili nei contesti di lavoro.

Per continuare a leggere e scoprire Materiali, Metodi e Risultati dello studio svolto scarica l’articolo completo.

Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!