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Corretta ricezione e gestione delle SDS

Corretta ricezione e gestione delle SDS

La corretta ricezione e gestione delle SDS: un elemento chiave per la sicurezza, la compliance e la sostenibilità aziendale

La corretta ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS - con SDS FullService di Every SWS

In un mondo aziendale sempre più complesso e normato, la gestione dei documenti e dei flussi informativi è fondamentale per il corretto funzionamento di ogni organizzazione. Tra i vari tipi di documentazione, le Schede Dati di Sicurezza (SDS) assumono un ruolo di primaria importanza, soprattutto quando si parla di rischio ambientale, salute e sicurezza sul lavoro, compliance e sostenibilità.

Il ruolo critico delle SDS

Le SDS, infatti, contengono informazioni dettagliate sui prodotti chimici acquistati e utilizzati all’interno dell’azienda, tra cui le proprietà fisiche e chimiche, i rischi per la salute e l’ambiente, le misure di prevenzione e le precauzioni per l’uso sicuro. Se non correttamente ricevute e gestite, l’impresa può incorrere in gravi rischi.

Rischi associati alla cattiva gestione delle SDS

Per l’azienda, il mancato controllo del processo di ricezione e gestione delle SDS può comportare rischi significativi, che vanno oltre le sfide operative quotidiane affrontate dai reparti HSE. In caso di mancanza di policy e indicazioni sul come gestire rigorosamente questo aspetto, il Top Management può addirittura essere ritenuto responsabile per le conseguenze derivanti dalla mancanza di un adeguato sistema di gestione delle SDS.

Innanzitutto, c’è il rischio legale. La violazione delle leggi e dei regolamenti sulla sicurezza sul lavoro e sulla gestione dei prodotti chimici può comportare rivalse legali, sanzioni elevate e persino azioni penali nei confronti dei dirigenti.

In secondo luogo, c’è il rischio reputazionale. La mancata gestione delle SDS può portare a incidenti sul lavoro o danni ambientali che attirano l’attenzione dei media, danneggiando la reputazione dell’azienda. In un’era in cui i consumatori e gli investitori sono sempre più attenti alla responsabilità sociale delle imprese, i danni alla reputazione possono avere conseguenze a lungo termine sulla competitività e sul valore dell’azienda.

Infine, la mancata gestione delle SDS può compromettere gli sforzi compiuti dall’azienda per documentare la propria sostenibilità. Le SDS contengono infatti informazioni cruciali per la gestione responsabile di sostanze chimiche pericolose, che è un elemento chiave delle pratiche di sostenibilità. Questo aspetto, se non gestito correttamente, ha un impatto fondamentale sul prodotto finale, sul suo eventuale riciclo o rifiuto, in ultima analisi su tutti gli aspetti connessi alla produzione e al consumo responsabile. Senza un adeguato processo di gestione delle SDS, l’azienda può non essere in grado di rispettare gli obiettivi di sostenibilità, di ottenere certificazioni ambientali o di rispondere in modo adeguato alle richieste di informazioni da parte degli stakeholder sulla gestione dei rischi.

I rischi della cattiva gestione delle SDS in azienda - SDS FullService di Every SWS

L’importanza di un processo ben definito

Nonostante la sua evidente importanza, il processo di ricezione e gestione delle SDS è spesso trascurato o non chiaramente affidato a un responsabile. Ciò rappresenta un errore strategico. Infatti, la governance di un’azienda non dovrebbe permettersi di gestire in modo destrutturato un processo aziendale così rilevante.

Prendiamo ad esempio la gestione degli ordini ricevuti dai clienti: in ogni azienda tale processo è stato affinato e strutturato in modo da garantire che non si perda alcun documento. Si è creato un flusso di lavoro ben definito, normalmente affidato all’amministrazione vendite, che va dalla ricezione dell’ordine, alla sua digitalizzazione, fino all’inserimento nel sistema informatico per la sua corretta gestione. Questo processo, curato in ogni dettaglio, è essenziale per assicurare la continuità operativa dell’azienda e per evitare possibili problemi come ritardi di consegna, errori di fatturazione e, in ultima analisi, la perdita di vendite, se non addirittura di clienti.

Allo stesso modo, è necessario affinare e strutturare un processo di ricezione e di gestione delle SDS in ingresso. Un tale processo dovrebbe comprendere la ricezione tempestiva delle SDS dai fornitori, la loro digitalizzazione per garantire un facile accesso e ricerca, l’aggiornamento continuo in base a nuove versioni o a modifiche normative, e infine la formazione dei lavoratori sul loro corretto utilizzo.

Il ruolo della digitalizzazione

In questo contesto, che può sembrare un consueto processo di supply chain, emerge inoltre una particolarità di cui si dovrebbe tener conto da subito: affinché il processo di gestione delle SDS sia realmente efficiente, non è sufficiente che ci si accontenti della semplice ricezione e archiviazione dei documenti (le SDS, che contengono tantissime informazioni di dettaglio, vengono normalmente rese disponibili come semplici PDF).

E’ anche necessario che i documenti ricevuti vengano digitalizzati, ovvero che le informazioni più importanti vengano “estratte” dai documenti e trasformate in “informazioni digitali classificate” in modo da essere utilizzate in elaborazioni successive, quali ricerche, report e analisi. Inoltre, la digitalizzazione dei dati consente di integrare le informazioni delle SDS nel sistema informativo dell’azienda, facilitando così la gestione del rischio chimico, la compliance con le normative in vigore, nonché fornire dati rilevanti — e, soprattutto, tracciabili e misurabili — per il reporting di sostenibilità.

Data la tipologia e la quantità delle informazioni che è importante digitalizzare, il loro caricamento manuale nel sistema di gestione non è sostenibile, in quanto sarebbe troppo oneroso e non sufficientemente affidabile (i dati da caricare sarebbero decine, quando non centinaia, per ogni SDS ricevuta). E’ quindi essenziale che il sistema di gestione delle SDS sia in grado, alla loro ricezione, di sottoporre i documenti ad un processo di digitalizzazione automatica.

Conclusioni

In conclusione, è necessario che l’alta direzione di un’azienda — se non lo ha già fatto — comprenda l’importanza di un processo di ricezione e gestione delle SDS ben definito ed efficiente, e si faccia parte diligente affinché esso sia correttamente implementato. Ignorare questa realtà può comportare rischi gravi, dal punto di vista operativo, reputazionale e legale. Al contrario, un’attenzione proattiva a questo processo rappresenta un elemento distintivo di responsabilità e di eccellenza aziendale.

Oggi, grazie all’evoluzione della Digital Transformation, esistono servizi, metodologie e tecnologie che permettono di semplificare e rendere efficiente anche questo processo in modi che fino a pochi anni fa non erano disponibili. Strumenti come intelligenza artificiale, automazione dei processi e soluzioni cloud offrono nuove opportunità per migliorare la gestione delle SDS. Queste soluzioni innovative permettono di automatizzare l’intero processo di ricezione, digitalizzazione e gestione delle SDS, riducendo così il tempo, gli sforzi necessari e aumentando l’efficienza.

Inoltre, aiutano a garantire che tutte le SDS siano sempre presenti e aggiornate, non solo per i nuovi prodotti da acquistare, ma anche per quanto riguarda le nuove versioni delle SDS dei prodotti in uso, emesse dai produttori chimici per adattarle alle frequenti modifiche normative. Questo assicura che l’azienda sia sempre conforme alle normative in vigore e che i lavoratori abbiano sempre accesso alle informazioni più recenti e pertinenti per la loro sicurezza.

Non c’è quindi scusa per non affrontare e risolvere il problema della inadeguatezza del processo di ricezione, gestione e digitalizzazione delle SDS. Le soluzioni sono a portata di mano e i benefici, che si tratti delle esigenze aziendali in termini di sicurezza, di compliance normativa e commerciale, nonché di sostenibilità, sono troppo grandi per essere ignorati. L’implementazione di un processo efficace di gestione delle SDS dovrebbe essere una priorità per ogni azienda responsabile.

 

Roberto Di Martino

Every Software Solutions

CEO & Solutions Manager

 

Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!

False convinzioni relative alle email

False convinzioni relative alle email

False convinzioni relative alle email

Anche se la usiamo tutti i giorni e, nella maggior parte dei casi ci è utile e non crea problemi, in realtà, a volte, sappiamo poco della posta elettronica.

In questo articolo sono riportate alcune false convinzioni relativamente alle email che chiariscono perché non possono essere utilizzate per la distribuzione sicura e a norma delle SDS ai destinatari dei prodotti.

Sono suddivise in credenze relative alla consegna e al valore di prova.

False convinzioni relative alle email - SDS FullService

La Consegna

M

Se si indica l'indirizzo giusto del destinatario, l'email arriverà certamente

Falso

Anche se l’indirizzo è giusto, ci possono essere motivi per cui un’email non riesce a raggiungere il destinatario. Ad esempio, il server del destinatario potrebbe essere momentaneamente indisponibile, la casella potrebbe essere piena o il messaggio potrebbe essere considerato come SPAM.

M

Se il messaggio non viene considerato SPAM dall'antispam che utilizza il mittente, certamente l'antispam del destinatario, qualunque esso sia, non bloccherà la email

Falso

Non è necessariamente vero. Anche se un antispam non considera un messaggio come SPAM, c’è sempre la possibilità che un altro antispam lo riconosca come tale.

M

Se il messaggio non viene recapitato, si riceverà certamente una email di notifica dal server del destinatario

Falso

Non è necessariamente vero. A seconda delle impostazioni del server del destinatario, potrebbe non essere possibile sapere se un messaggio è stato recapitato oppure no.

M

I casi di mancata ricezione delle email sono così rari che non conviene prenderli in considerazione

Falso

I casi di mancata ricezione sono abbastanza comuni e devono essere considerati nel processo di invio di un messaggio, specie se importante. Alcune stime riportano che la percentuale di email disperse varia tra l’1% a oltre il 10%, dipendentemente dai contesti.

La Prova

M

La cartella della posta spedita rappresenta una registrazione certa delle email inviate ai destinatari

Falso

La cartella della posta spedita rappresenta una registrazione delle email inviate ai destinatari e può essere utilizzata in caso di contenzioso, ma non può essere considerata come una “prova non ripudiabile”. Ciò significa che l’evidenza può essere considerata irrilevante o contestata da parte della controparte. Infatti, i messaggi contenuti tra la posta inviata possono essere facilmente costruiti, ad esempio spostando tra di essi email che non sono mai state spedite. Inoltre, non può essere provato che i messaggi non siano stati alterati dopo l’invio.

M

La stampa di una email inviata o ricevuta rappresenta un modo valido per autenticarne il contenuto

Falso

La stampa di una email inviata o ricevuta non rappresenta un modo valido per autenticarne il contenuto. La stampa di una email può essere facilmente manipolata o falsificata, quindi non può essere considerata come prova certa.

M

La data e ora del messaggio riportato in una email rappresenta un'evidenza temporale legalmente probatoria e non ripudiabile che un certo messaggio è stato inviato in un determinato momento

Falso

Il Time Stamp può essere utilizzato come prova legale in tribunale per dimostrare che un certo messaggio è stato inviato in un determinato momento, ma non può essere considerato come una “prova non ripudiabile”. Ciò significa che l’evidenza può essere considerata irrilevante o contestata da parte della controparte.

M

L'esibizione di una email che afferma che un interlocutore ha ricevuto un certo messaggio costituisce prova certa che il messaggio sia stato ricevuto

Falso

Una email può essere facilmente prodotta, manipolata o falsificata, quindi non può essere considerata come prova certa.

M

Se viene impostata l'opzione "ricevuta di ritorno", quando l'email verrà aperta si riceverà certamente un messaggio di conferma della ricezione

Falso

L’opzione ricevuta di ritorno non garantisce che si riceverà un messaggio di conferma quando l’email verrà aperta, in quanto ciò dipende dal server del destinatario e dalla sua configurazione.

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Guidare il percorso di una SDS in azienda

Guidare il percorso di una SDS in azienda

Guidare il percorso in azienda di una SDS: il workflow approvativo

Al fine della valutazione del rischio chimico è necessario guidare il percorso delle SDS in azienda - SDS FullService

Le SDS (Schede Dati di Sicurezza), i documenti in cui sono contenute le informazioni previste dal regolamento Europeo REACH sulla pericolosità delle sostanze e delle miscele chimiche, sono consegnate lungo la supply chain a corredo dei prodotti chimici acquistati.

Al fine di poter svolgere una corretta valutazione del rischio chimico e mettere a disposizione degli utilizzatori finali informazioni complete e corrette, le SDS ricevute devono essere inserite in un processo costituito da attività finalizzate alla verifica, all’utilizzo e, talvolta, all’arricchimento dei dati che vengono estratti dalle SDS. Il processo di approvazione promuove e fa avanzare nel flusso di lavoro le SDS insieme alla collezione di metadati che vengono gestiti nelle varie fasi del processo stesso.

Le attività previste richiedono figure professionali specifiche, talvolta anche esterne all’azienda, per essere eseguite.

Guidare questo processo è quindi una priorità, sia perché è fondamentale definire chi e quando sia chiamato a svolgere un determinato compito, sia perché le attività devono essere interamente definite e monitorate.

Con Share-SDS Drive il percorso svolto dalla SDS in azienda può essere guidato tramite la configurazione di un workflow approvativo.

Il workflow è costituito da un insieme di regole predisposte al fine di coordinare il flusso delle attività che costituiscono l’intero processo ed è configurato puntualmente sulle specifiche esigenze aziendali di ogni cliente.

Premesso che le esigenze delle aziende possono essere molto diverse fra loro, gli ingredienti base di un workflow sono:

3

Ruoli

I ruoli corrispondono alle figure professionali che ogni workflow coinvolge. Essi possono essere sia interni all’azienda sia esterni (es. Caricatore, Validatore, Consulente normativo, Medico competente, Responsabile di laboratorio, HSE Manager ecc.)

3

Attività

Le attività corrispondono ai compiti che ogni figura professionale deve svolgere su ogni SDS (es. ricezione e caricamento nel sistema, verifica della compliance normativa, arricchimento dei metadati a corredo della SDS sia chimici che di business, diffusione in azienda)

3

Azioni

Le azioni corrispondono alle alternative che ogni figura professionale ha, una volta terminate le attività assegnate. Una SDS può essere ad esempio accettata se soddisfa i requisiti, essere respinta qualora presenti criticità oppure essere oggetto di un trattamento specifico determinato dall’azienda.

Grazie alla configurazione del workflow, Share-SDS Drive permette di definire differenti tipologie di processi che si adattano al cliente in modo sartoriale, definendo uno o più flussi per la gestione di ricezione delle SDS di un nuovo prodotto (anche in fase di R&D), di ricezione dell’aggiornamento di una SDS già presente in azienda, validazione, approvazione di un ente HSE centrale, ricezione e approvazione dall’RSPP di stabilimento (ove presente) ed infine distribuzione capillare agli utilizzatori finali.

Esempio di workflow a bassa complessità:

Esempio di workflow SDS a bassa complessità di Share SDS Drive - SDS Fullservice

Una volta configurato un workflow, l’azienda è in grado di coordinare la gestione di tutte le SDS e la valorizzazione dei metadati a corredo da quando arrivano in azienda a quando vengono distribuite ai lavoratori.

Oltre a tracciarne il percorso, la configurazione di un workflow tramite Share-SDS Drive permette di conoscere lo stato di lavorazione di ogni SDS monitorando:

    • quali figure professionali abbiano lavorato sul documento e sui metadati,
    • quali attività siano state svolte (dettagliatamente su tutti i metadati),
    • in quale momento le attività siano state svolte ,
    • quali azioni le attività abbiano generato.

Viene fornita inoltre una funzionalità che permette di verificare la valorizzazione di tutti i metadati durante l’intero percorso, permettendo di risalire ad ogni attività svolta sul documento.

Il corretto utilizzo delle funzionalità di workflow, unito alla possibilità di accedere alle SDS secondo differenti livelli di autorizzazione, è la base per definire una visualizzazione selettiva delle Schede Dati di Sicurezza.

In questo scenario ogni figura professionale, in funzione del ruolo ricoperto, potrà essere autorizzata ad agire sul documento che gli compete nel momento in cui è necessario. Un utente che ricopre il ruolo di Validatore potrà, ad esempio, vedere la SDS durante tutto il percorso; il Medico competente potrà vedere la SDS solo dopo che è stata caricata e validata; gli utenti abilitati in sola lettura, come Capi reparto e Lavoratori, vedranno l’SDS solo al termine del percorso approvativo previsto dall’azienda.

 

Scopri come si può configurare un Workflow per guidare il percorso di una SDS in azienda!

Un percorso per imparare attraverso esempi e casi concreti

Scarica il White Paper del Workflow approvativo delle SDS per avere maggiori informazioni, approfondimenti ed esempi pratici!

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Digitalizzazione e Sostenibilità

Digitalizzazione e Sostenibilità

Digitalizzazione e Sostenibilità

12/05/2021 – Il Sole 24 Ore

Immaginate di dover cercare informazioni importanti – vitali per la sicurezza, per la sostenibilità e per il business – individuando nomi e codici tra migliaia e migliaia di pagine, aprendo uno ad uno centinaia di PDF archiviati in cartelle di rete.

Immaginate che dobbiate annotarvi queste informazioni manualmente, trascrivendole o facendo migliaia, decine di migliaia, di “copia/incolla” tra i PDF e un foglio elettronico.

Immaginate che, mentre fate questo lavoro, una parte dei documenti su cui state lavorando venga sostituita perché si ricevono delle versioni aggiornate.

Immaginate di dover controllare la presenza incrociata dei dati presenti in quei documenti in alcune liste, regolamenti e capitolati. Immaginate che questo processo non termini mai… poiché nel frattempo una parte dei documenti sono stati sostituiti e una parte dei regolamenti sono cambiati.

Sembra impossibile… ma un processo di questo genere esiste, è presente praticamente in tutte le aziende, di ogni settore e dimensione, e riguarda la gestione delle informazioni relative ai prodotti chimici pericolosi che l’azienda utilizza.

Queste informazioni arrivano con documenti specifici, le SDS (Schede Dati di Sicurezza), che di solito i fornitori inviano ai propri clienti come documenti in PDF. Ogni documento è composto da molte pagine, minimo una decina, ma talvolta molte di più, e ogni azienda ne deve gestire centinaia e a volte migliaia (dipende dal tipo e dalla dimensione dell’azienda).

Digitalizzazione e sostenibilità con SDS FullService di Every SWS

Digital Transformation: un ponte verso il futuro

Le SDS servono sia per valutare il Rischio Chimico, sia per determinare gli Indici di Sostenibilità, sia per controllare la conformità con le norme vigenti in materia di Salute, Sicurezza e Ambiente, sia per confermare ai clienti la conformità con i loro Capitolati in materia di sostanze chimiche proscritte.

Per Every Software Solutions la digitalizzazione dei dati è la leva per vincere le sfide di Sostenibilità, Salute, Sicurezza e Ambiente

Every Software Solutions, specializzata in servizi Cloud riguardanti la gestione di processi basati sulla digitalizzazione dei documenti aziendali, per creare efficienza in questo contesto propone Share-SDS Drive, una Soluzione che parte da un presupposto: trasformare le informazioni contenute nelle SDS in DATI DIGITALI, elaborabili mediante strumenti informatici. Rendendole così archiviabili, ricercabili e confrontabili con automatismi altrimenti impossibili.

Per rendere efficiente questa Soluzione, Every Software Solutions ha risolto una delle principali barriere che chiunque abbia approcciato questo processo manualmente ha dovuto affrontare: il tempo occorrente per digitalizzare queste informazioni.

La tempestività del processo è ottenuta grazie ad un servizio assistito da una tecnologia – unica nel suo genere – di estrazione dei dati dalle SDS. Queste attività sono a cura di ChemParser, società della quale Every Software Solutions è co-founder. Questo servizio permette di ridurre drasticamente il tempo di digitalizzazione delle informazioni, nonché i costi e gli inevitabili errori che si commettono quando questa attività viene svolta manualmente, rendendo così ottenibili un numero di informazioni e di analisi dei dati altrimenti impossibili.

Share-SDS Drive viene utilizzato da Aziende di ogni settore (ad esempio: Industriali, Chimiche, Farmaceutiche, Fashion) e di ogni dimensione. 

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La gestione dell’archivio delle SDS

La gestione dell’archivio delle SDS

La gestione dell’archivio delle SDS

Digitalizzare, riordinare e ottimizzare la circolazione dei documenti in azienda

Cosmetic Technology – 2019

Eduardo Affinito – Every Software Solutions

Riassunto

Le Schede di Dati di Sicurezza (SDS) rappresentano la fonte primaria con cui le informazioni sulla pericolosità e sulla gestione di sostanze e miscele vengono veicolate lungo la catena di approvvigionamento. A fronte di norme in continua evoluzione, e conseguentemente a una mole di dati in costante aggiornamento, spesso le aziende si trovano in difficoltà nel reperire, consultare e valutare correttamente le SDS dei prodotti chimici presenti in azienda. In alcuni casi, le difficoltà riscontrate possono essere causate dal mancato invio dei documenti (sia come primo invio sia come invio sistematico delle revisioni successive) da parte dei fornitori di materie prime e dalla mancanza di un efficace controllo di diverse versioni della stessa SDS, in molti casi sparse tra le sedi o i reparti dell’azienda.
Sono di seguito presentati i risultati di un’analisi dei dati chiave riguardanti le SDS di sostanze e miscele condotta all’interno in un’azienda realmente presente sul mercato, al fine di dimostrare come una gestione digitale di tali documenti possa semplificare e ottimizzare la circolazione e l’utilizzo di informazioni univoche, aggiornate e corrette.

La digitalizzazione dei documenti con SDS FullService

Introduzione

Nel corso degli anni di attività, le aziende in generale, e così anche le aziende cosmetiche, ricevono dai propri fornitori numerose Schede di Dati di Sicurezza (SDS) relative alle sostanze chimiche e alle miscele che vengono acquistate. Conformemente alla normativa che disciplina le SDS (il Regolamento (CE) n.1906/2007 (1)), esse vengono fornite, su carta o in forma elettronica, entro a data di fornitura della sostanza o della miscela oggetto della SDS. Successivamente, le SDS vengono sottoposte a revisione (i) non appena si rendono disponibili nuove informazioni che possono incidere sulle misure di gestione dei rischi o nuove informazioni sui pericoli; (ii) qualora sia stata rilasciata o rifiutata un’autorizzazione, (iii) qualora sia stata imposta una restrizione (1) e, oltre a questi casi previsti dalla norma, ogni qualvolta il fornitore ritenga opportuno trasmettere delle versioni aggiornate, apportando le modifiche del caso.

Nella valutazione dei rischi richiesta ai sensi del D.lgs. 9 Aprile 2008 n. 81 (Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro, TUSL), il datore di lavoro determina preliminarmente l’eventuale presenza di agenti chimici pericolosi sul luogo di lavoro e valuta anche i rischi per la sicurezza e la salute dei lavoratori derivanti dalla presenza di tali agenti, prendendo in considerazione, in particolare (e tra gli altri elementi): a) le loro proprietà pericolose; b) le informazioni sulla salute e sicurezza comunicate dal fornitore tramite la relativa SDS.

Inoltre, ai sensi del TUSL, i datori di lavoro garantiscono che i lavoratori o i loro rappresentanti dispongano dell’accesso a ogni SDS messa a disposizione dal fornitore (2). Parimenti, il Regolamento (CE) n.1907/2006 stabilisce che i datori di lavoro mettano a disposizione le SDS (o i documenti informativi laddove non sia obbligatoria l’emissione di una SDS) di sostanze e miscele a tutti i lavoratori che le utilizzano o che possono esserne esposti nel corso della loro attività professionale (1).

In questo quadro, dove è facile intravedere un’ampia movimentazione di documenti in una versione auspicabilmente sempre più ricca di informazioni e aggiornata, una corretta e accurata archiviazione rappresenta sicuramente il punto di partenza per ogni processo organizzativo che l’azienda intenda impostare.

Inoltre, con l’arrivo delle nuove versioni occorrerebbe averle immediatamente a disposizione in modo da accertare quali sono gli elementi che sono stati variati e come essi incidono nelle valutazioni redatte in azienda. Tuttavia, le precedenti SDS non devono essere cancellate, in quanto potrebbe essere necessario dimostrare che si era in possesso, in un certo periodo, della versione precedente. Ai sensi della normativa vigente (1), ciascun attore riunisce tutte le informazioni di cui necessita per assolvere gli obblighi che gli impone la normativa e ne assicura la disponibilità per un periodo di tempo di almeno dieci anni dopo che ha fabbricato, importato, fornito o utilizzato per l’ultima volta la sostanza o la miscela, quindi anche in caso di dismissione dell’uso di un particolare prodotto.

L’archiviazione delle SDS “in proprio”

Inizialmente, una larga parte delle aziende si organizza creando una cartella in un disco della rete informatica dell’azienda, accessibile da parte del personale autorizzato, dove vengono depositati i documenti (normalmente in formato PDF) man mano che vengono trasmessi dai fornitori.

Con il passare del tempo, i documenti a disposizione aumentano e può diventare sempre più difficile archiviarli in una maniera utile e inequivocabilmente comprensibile, oltre a reperirli. Il riconoscimento dei file utilizzando il solo nome diventa praticamente impossibile, poiché ogni fornitore utilizza uno standard di nomenclatura differente; dunque, si cerca di sopperire suddividendo le SDS in diverse cartelle di rete, che però iniziano presto a proliferare. Nei casi più frequenti viene creata una cartella per ogni produttore, in modo da ripartire la massa di documenti in tanti piccoli pezzi, meglio gestibili.

Non è raro trovare aziende che, a fronte dell’uso in produzione di qualche centinaio di prodotti che sono corredati da una SDS, abbiano un centinaio di cartelle di rete contenenti un paio di migliaia di documenti.

In taluni casi, l’azienda sceglie di organizzarsi dotando ogni reparto di produzione o stabilimento delle sole SDS di propria competenza (concetto in linea di principio corretto, anche per evitare la sovrainformazione causata dall’accesso indiscriminato di chiunque a informazioni non di propria competenza o interesse). Così facendo, la questione si complica ulteriormente. È infatti usuale che i documenti in PDF vengano allocati in diverse cartelle, per cui, quando arriva una nuova versione di una SDS, quest’ultima dovrebbe essere distribuita in varie sottocartelle. Oppure, ancora, nei casi in cui vengono trasmesse in azienda diverse versioni relative a diverse lingue della stessa SDS (immaginiamo il caso di un distributore di materie prime che non realizza opera di rebranding, che rivenderà il prodotto su mercati diversi e che riceve dal proprio fornitore versioni diverse dello stesso documento, contrassegnato da nomi o date diverse), che contribuiscono alla moltiplicazione dei documenti archiviati e, parimenti, alla confusione.

Inoltre, le varie prassi di consegna adottate dai vari fornitori fanno sì che qualsiasi procedura organizzativa sia ulteriormente articolata: talvolta le SDS vengono consegnate all’ufficio acquisti, talvolta all’RSPP dell’azienda (Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione), altre volte vengono consegnate con le merci e quindi vengono ricevute direttamente nei vari stabilimenti. Molte aziende hanno cercato di migliorare la propria capacità di gestione di questa complessità compilando, ad esempio, dei fogli Excel contenenti i dati caratteristici del prodotto e, nei casi più virtuosi, un link al documento memorizzato nell’opportuna cartella. Ma anche questo metodo è complesso da gestire e, nella maggior parte dei casi, se ne perde il controllo in breve tempo.

A medio termine, il risultato è più o meno sempre lo stesso: l’azienda si trova a gestire molti più documenti di quanti dovrebbe o potrebbe e le diverse persone è facile che accedano a SDS obsolete che non sono state tempestivamente aggiornate nel proprio ambiente di consultazione (cartella informatica o fisica che sia).

Così facendo, in breve tempo ci si ritrova con SDS doppie, superate o in versioni differenti nei vari siti aziendali, dando origine a confusione e possibili errori. Da qui la necessità di avere soluzioni che aiutino concretamente, con una gestione centralizzata e unificata dei documenti ricevuti e con il trattamento digitale dei dati in essi contenuti.

Si ravvisa, pertanto, la necessità di implementare un processo che permetta la gestione completa delle SDS in ingresso in azienda, che comprenda la ricezione, l’analisi dei contenuti, la verifica della rispondenza del documento ai requisiti imposti dalla normativa, la messa in evidenza degli aspetti di pericolosità eventualmente variati (e che potrebbero in taluni casi compromettere l’impiego di una data sostanza nel settore cosmetico), fino al loro utilizzo in produzione e all’eventuale archiviazione delle SDS obsolete (perché sostituite da una nuova versione) o discontinuate perché relative a prodotti dismessi dalla produzione.

A tale scopo, è stato ritenuto opportuno condurre uno studio sperimentale, mediante l’ausilio di adeguati supporti informatici, per mettere in evidenza, mediante una fotografia, qual è lo status comune della gestione documentale (e in particolare delle SDS) in un’azienda che si occupa di formulazione, al fine di individuare le strategie opportune e adottabili nei contesti di lavoro.

Per continuare a leggere e scoprire Materiali, Metodi e Risultati dello studio svolto scarica l’articolo completo.

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