Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle SDS
Come affrontare la Trasformazione Digitale del Processo di Gestione delle Schede Dati di Sicurezza
Sfide, Opportunità e Passi Essenziali
Nel mondo moderno, la digitalizzazione dei dati e dei processi è diventata essenziale per aziende di ogni settore. Quando si tratta di sostanze chimiche pericolose, la gestione delle Schede Dati di Sicurezza (SDS) diventa un elemento cruciale per la sicurezza dei lavoratori, la conformità alle normative e la protezione dell’ambiente.
Molte aziende operano ancora con processi cartacei o disorganizzati per la gestione delle SDS, ma la trasformazione digitale di questo processo offre opportunità straordinarie per migliorare l’efficienza operativa e la sicurezza aziendale.
In questo articolo, esploreremo come affrontare un progetto di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS, esaminando i benefici tangibili, le sfide comuni e i passi essenziali da seguire. Scopriremo come la digitalizzazione non solo semplifica il flusso di informazioni, ma può anche stimolare l’innovazione e promuovere la sostenibilità aziendale. È tempo di abbracciare una nuova prospettiva sulla digitalizzazione dei processi, poiché quello che una volta sembrava difficile da digitalizzare può ora diventare il valore aggiunto che fa davvero la differenza.
I Vantaggi
1. Aumento della Conformità Normativa:
Un sistema digitale per la gestione delle SDS facilita il monitoraggio e l’applicazione delle normative vigenti. La possibilità di mantenere tracciabilità e storico delle azioni intraprese consente alle aziende di dimostrare la conformità durante le ispezioni e gli audit. Ad esempio, l’archivio delle SDS obsolete o dei prodotti dismessi da mantenere per almeno dieci anni può convalidare la presenza di determinate informazioni in azienda in un particolare periodo, a dimostrazione di azioni intraprese nel tempo.
2. Rapida e Facile Ricerca delle Informazioni in Caso di Emergenza:
Tutto il personale operativo può cercare e recuperare immediatamente le informazioni necessarie per affrontare una situazione di rischio, consentendo una risposta tempestiva ed efficace. Le SDS contengono informazioni e istruzioni di sicurezza delle sostanze chimiche pericolose che devono essere immediatamente consultate in caso di incidente.
3. Gestione coesa e aggiornata delle SDS ed eliminazione della dispersione:
La gestione di un archivio unico dove ricevere, archiviare e gestire le SDS di tutta l’azienda permette di tenere sotto controllo questi documenti normalmente sparsi fra le varie funzioni aziendali e ne consente un aggiornamento efficiente continuo. Succede spesso che le SDS sono detenute in vari uffici che ne conservano copia senza condividerle con le altre funzioni aziendali. Questo porta alla generazione di duplicati inutili, impedisce la corretta circolazione delle informazioni e la efficace distribuzione degli aggiornamenti. Alcune aziende che hanno intrapreso il processo di digitalizzazione delle SDS hanno visto diminuire anche di un terzo il numero dei documenti dopo il progetto di catalogazione e cleaning.
4. Semplice Condivisione e Diffusione delle SDS:
Centralizzare l’archivio delle SDS inoltre facilita la condivisione delle informazioni tra i diversi dipartimenti e i team aziendali. Tutti gli utenti autorizzati possono accedere alle ultime versioni delle SDS in modo rapido e conveniente, garantendo un flusso di informazioni coerente e aggiornato.
5. Ottimizzazione delle Risorse:
L’automazione dei processi riduce i costi operativi, consentendo una migliore allocazione delle risorse umane. Questo permette di concentrarsi su attività di alto livello e di carattere manageriale, come l’analisi dei dati, la pianificazione delle misure preventive e la formazione del personale.
6. Maggiore Controllo delle Sostanze Chimiche Pericolose:
L’azienda può monitorare e valutare più efficacemente i potenziali pericoli, prendendo decisioni informate per la sicurezza del personale e dell’ambiente e attuando misure preventive adeguate.
7. Stimolo all'Innovazione e alle Opportunità Legate alla Sostenibilità:
La gestione più efficiente delle sostanze chimiche semplifica l’adozione di alternative più sicure e sostenibili, contribuendo alla responsabilità complessiva dell’azienda. Inoltre, consente la verificabilità e la misurabilità dei progressi ottenuti.
Sfide e Opportunità Lungo il Percorso
I numerosi vantaggi della digitalizzazione del processo di gestione delle SDS possono essere ottenuti affrontando e superando alcune sfide che portano con sé delle proficue opportunità di crescita e miglioramento.
Ecco alcune sfide comuni e suggerimenti su come affrontarle efficacemente.
1. Gestione delle Risorse:
Il progetto di trasformazione digitale può richiedere tempo e risorse significative.
Suggerimenti:
suddividere il processo di digitalizzazione in fasi: concentrarsi su uno step alla volta consente di evitare sovraccarichi e di gestire meglio le risorse disponibili
selezionare una soluzione tecnica scalabile e modulare che si adatti alle esigenze e alle risorse dell’azienda
2. Competenze Tecniche:
Le figure aziendali coinvolte nel progetto potrebbero non possedere competenze informatiche specifiche.
Per superare questa sfida è utile:
collaborare con fornitori che offrono supporto tecnico, formazione e consulenza
il fornitore della soluzione deve essere in grado di collaborare strettamente con il personale IT competente, favorendo il successo complessivo del progetto
3. Bilanciare il Lavoro Operativo:
Il lavoro operativo potrebbe rendere difficile dedicare tempo alla riflessione su come riorganizzare l’intero processo.
Per affrontare questa sfida si deve considerare la digitalizzazione come un’opportunità per semplificare e automatizzare queste stesse attività:
la digitalizzazione libera tempo e risorse preziose per mansioni di più alto livello
4. Perdere il focus sulla sicurezza delle persone a favore dei dati:
Si potrebbe pensare che concentrarsi sui dati possa far perdere di vista la gestione della sicurezza del personale.
È importante comprendere che una gestione efficiente delle SDS è fondamentale per garantire un ambiente di lavoro sicuro e rispettoso delle normative:
la digitalizzazione dei processi di gestione delle SDS consente una migliore gestione dei dati garantendo una maggiore consapevolezza dei rischi associati alle sostanze chimiche pericolose. I responsabili possono quindi prendere decisioni informate per proteggere la salute dei dipendenti
5. Gestione del Budget:
Spesso il processo di gestione delle SDS è considerato un’attività necessaria, ma per la quale a volte non si ritiene conveniente investire.
Dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker è essenziale per ottenere il supporto finanziario necessario. È molto importante esporre ed evidenziare chiaramente:
i benefici esposti all’inizio di questo articolo, come la diminuzione dei tempi di gestione delle SDS e l’accessibilità ai dati per sostenere le pratiche di sostenibilità
i rischi legati a una gestione non corretta delle SDS, come quelli:
- legali: rivalse legali, sanzioni e azioni penali
- reputazionali: legati a possibili incidenti sul lavoro, malattie professionali o danni sociali o ambientali
6. Responsabilità Inter-Dipartimentale:
Le informazioni contenute nelle SDS sono utili a tante funzioni aziendali e, in alcuni casi, la responsabilità del progetto di digitalizzazione potrebbe non essere chiaramente definita.
È il top management che deve sponsorizzare del progetto.
Passi essenziali
Vediamo ora i passi chiave per affrontare un percorso di digitalizzazione del processo di gestione delle SDS.
Organizzare l'Ingresso delle SDS:
Stabilire un sistema strutturato per ricevere e registrare le SDS in modo organizzato.
Il processo di ricezione delle SDS è determinante per tutto il progetto di digitalizzazione ed è purtroppo spesso non governato e destrutturato. Le SDS possono essere ricevute da uffici diversi a fronte di acquisti di materiali oppure a fronte di ricerche da parte del R&D oppure possono pervenire a fronte di aggiornamenti derivanti a nuove versioni o modifiche normative.
È molto importante non sottovalutare questo primo passo che dà l’avvio all’intero percorso della SDS in azienda.
Indicizzare le SDS:
Elaborare un processo di estrazione e indicizzazione per omogeneizzare i dati contenuti nelle SDS e renderli facilmente accessibili e ricercabili garantendo la corretta classificazione dei prodotti chimici e dei rischi associati.
L’estrazione e la digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS va affrontata con strumenti automatici specializzati in quanto, se eseguita manualmente, comporta numerosi svantaggi come:
tempi di lavoro rilevanti
risorse dedicate a lavori ripetitivi e poco qualificanti
difficoltà nella lettura dei contenuti delle SDS, che hanno formati differenti a seconda del produttore
mancanza di omogeneità nella compilazione dei dati da parte di differenti operatori
possibilità di errori di trascrizione
difficoltà nell’aggiornamento continuativo dei dati
Archiviare le SDS:
Raccogliere le SDS in un sistema unico, aggiornato e controllato per garantire l’accesso e la consultazione delle SDS da parte di tutto il personale interessato.
La ricerca dei documenti e delle informazioni contenuti nell’archivio centralizzato deve essere semplice e chiara per ogni figura coinvolta, senza sovra-informazioni, ma sempre nel rispetto delle normative. Ad esempio, per alcune figure aziendali, si può pensare alla distribuzione di una SDS semplificata.
Automatizzare Processi Specifici:
Una volta organizzati i processi principali, si può passare ad implementare un workflow per i processi di validazione, approvazione e distribuzione delle SDS, con passi che possono coinvolgere sia ruoli interni che esterni all’azienda.
È fondamentale che l’archivio delle SDS sia accessibile secondo un sistema di autorizzazioni efficiente e strutturato che consenta la necessaria sicurezza delle informazioni, ma che al contempo sia in grado di rendere disponibili le SDS a tutti i lavoratori, così come imposto dalla normativa.
Monitoraggio delle MRSL:
La digitalizzazione dei dati contenuti nelle SDS può rendere possibile automatizzare un sistema di monitoraggio continuo delle sostanze chimiche pericolose presenti in azienda con le liste di riferimento (MRSL).
Per poterlo fare è indispensabile che la soluzione scelta includa e aggiorni le MRSL pubbliche, private e/o di settore, incrociandole con i dati presenti nell’archivio delle SDS.
Conclusioni
La gestione delle Schede Dati di Sicurezza per le aziende che operano con sostanze chimiche pericolose rappresenta un elemento cruciale per la sicurezza, la conformità e l’efficienza aziendale. La trasformazione digitale di questo processo offre benefici tangibili, tra cui una maggiore conformità normativa, una risposta più rapida alle emergenze e un uso ottimizzato delle risorse.
Tuttavia, questa trasformazione non è priva di sfide, tra cui la gestione delle risorse, la formazione del personale e il bilanciamento tra lavoro operativo e riflessione strategica. È fondamentale dimostrare il valore della digitalizzazione ai decision maker, evidenziando i benefici economici e sociali, nonché i rischi associati a una gestione inadeguata delle SDS.
Ciò che rende questa trasformazione ancora più stimolante è il potenziale offerto dalle nuove tecnologie oggi disponibili, come la diffusione delle connessioni a Internet e dei dispositivi mobili, le soluzioni in cloud e, più recentemente, gli strumenti di Intelligenza Artificiale (AI). Queste tecnologie generano un notevole vantaggio competitivo per coloro che le adottano. Consentono infatti di semplificare e ottenere risparmi significativi in termini di tempo e risorse, nonché un accesso senza precedenti a una vasta quantità di informazioni.
È fondamentale cogliere una nuova prospettiva sulla digitalizzazione di processi come la gestione delle SDS. Ciò che fino a pochi anni fa sembrava difficilmente digitalizzabile e strutturabile, può ora diventare un fattore di eccellenza. Con il giusto approccio e le tecnologie adeguate, è possibile trasformare la gestione delle SDS e sbloccarne il pieno potenziale.
Il nostro team è a tua disposizione per aiutarti a gestire le SDS e a tenere sotto controllo le sostanze pericolose!
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